Oc-windows.ru

IT Новости из мира ПК
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создание отчетов в access презентация

Презентация на тему «Работа с формами отчетами в MS Access»

Презентация на тему: «Работа с формами отчетами в MS Access». Автор: Mokina Elena. Файл: «Работа с формами отчетами в MS Access.ppt». Размер zip-архива: 581 КБ.

Работа с формами отчетами в MS Access

Работа с формами отчетами в MS Access

Формы

Формы служат для организации пользовательского интерфейса Интерфейс должен быть визуально доступным и интуитивно понятным для пользователя Пользователь не должен думать какую форму когда ему открывать, Вы должны предусмотреть все пути его передвижения по формам.

Создание форм

Существует 3 способа создания форм: Автоматическое создание формы С помощью мастера С помощью конструктора Типы форм: Простая (в окне формы представлена только одна запись, чтобы перейти нужно; можно менять внешний вид) Ленточная (в окне формы представлены все записи одна за другой; можно менять внешний вид) Табличная (в виде таблицы, внешний вид не меняется) Источником данных для формы может быть либо таблица либо запрос на выборку

Автоматическое создание формы

Выберете одну из Ваших таблиц и нажмите одну из кнопок во вкладке «Создание».

Создание формы с помощью мастера

Определите источник. Выберите таблицу или запрос и те поля которые вам нужны в источнике (1 стрелка перекидывает 1 поле, 2 – все поля) 2. Далее следуйте указанием мастера

Стандартная форма

Заголовок (название формы) Область данных (располагаются данные) Примечание (могут помещаться кнопки)

Кнопки окна Надпись Поле Навигатор (Передвижение по записям)

Создание форм с помощью конструктора 1. Определите источник данных для

Во вкладке конструктор нажмите «Добавить поля» Из открывшегося списка таблиц выберете таблицу и поля (выбор полей двойным щелчком или перетаскиванием на пустое поле формы)

2. Изменение внешнего вида формы

Во вкладке свойств можно изменить внешний вид формы Откройте свойства формы и во вкладке «Макет» измените ее название.

Добавьте заголовок и примечание

В Контекстом меню на поле выберете «Заголовокпримечание формы» Добавьте название формы, используя элемент управления «Надпись» на панели элементов Сохраните форму. Задание: Создайте простую, ленточную и табличную формы разными способами.

3. Элементы управления

Кнопка. Создается с использованием мастера. Поле со списком. Служит для выбора определенных значений из списка. Создается с использованием мастера. Подчиненная форма. Используется для отображения данных связанных с данными в главной форме связью 1:М. Создается с помощью мастера. Создание подчиненной формы Выберите тот источник, который связан с таблицей данной связью Выберите необходимые поля. Ключевые обязательно. В следующем окне поставьте «Самостоятельное определение» Определите поля, по которым происходит связь Сохраните получившеюся форму

Задание: Добавьте в примечание вашей формы кнопки (действие-закрытие

формы, передвижения по записям), следуя указанием мастера. Добавьте поле со списком, если оно не сформировалось автоматически (удалите одно из полей, которое можно формировать из списка значений столбца таблицы, затем добавьте поле со списком). Добавьте рисунок в форму Создайте подчиненную форму. Сделайте форму такой чтобы пользователя не смущали лишние элементы.

Отчеты

Отчеты – конечный продукт большинства баз данных. Отчет MS Access – это ленточноая форма сконструированная специально для печати. Некоторые отчеты состоят из 1 страницы (подтверждение заказа, накладная) – одностраничные. Чаще всего встречаются многостраничные отчеты похожие на ленточные формы (каталоги, бухгалтерские отчеты).

Создание отчетов

Существует 2 способа создания отчетов: С помощью мастера Автоматическое создание отчета С помощью конструктора Основные типы отчетов: Одностолбцовые (в одном длинном столбце перечислены значения каждого столбца в каждой записи таблицы, справа надпись, а слева значение) Ленточные (каждая запись в отдельной строке) Отчеты с группированием данных (группировка записей по определнному полю, позволяет вычислять итоговые значения) Сводные отчеты (состоят из подчиненных форм, независимых источников данных) Источником данных для отчета может быть либо таблица либо запрос на выборку

Автоматическое создание отчетов

Выберете одну из Ваших таблиц и нажмите одну из кнопок во вкладке «Создание».

Автоматическое создание отчета

Выберете одну из Ваших таблиц и нажмите одну из кнопок во вкладке «Создание». Создается простой отчет, который далее можно менять используя режим конструктора

Создание отчета с помощью мастера

Определите источник. Выберите таблицу или запрос и те поля которые вам нужны в источнике Выберите поля для группировки (двойным щелчком по полю либо стрелками) Далее следуйте указанием мастера

Создание отчета с помощью конструктора

Заголовок (только на первой странице отчета) Верхний колонтитул (вверху на каждой странице) Область данных (располагаются данные) Нижний колонтитул (внизу на каждой странице) Примечание (примечания к отчету, только на последне странице отчета)

Группировка в режиме конструктора

В появившейся раздел «Заголовок группы» поместите поле соответствующее данной группировке

Во вкладке «Конструктор» нажмите «Группировка», далее внизу экрана нажмите кнопку «Группировка» и выберете поля

1. Определите источник данных для отчета

2. Изменение внешнего вида формы

3. Элементы управления

Для этого откройте окно свойств кнопкой «Свойства» в верхнем меню. Определяется также как и для форм

Выделите в окне «Список полей» те поля которые вам нужны для отчета и перетащите их в область данных. Далее по усмотрению поменяйте внешний вид.

Добавьте в заголовок небольшой рисунок в качестве логотипа Задание: Создайте одностолбцовый или ленточный отчет с группированием данных по одному из полей, следуя указанием мастера. Создайте отчет с помощью конструктора.

ACCESS Создание отчетов. Отчет используется для представления данных в печатном формате. Отчеты создаются на основе одной или нескольких таблиц или на. — презентация

Презентация была опубликована 6 лет назад пользователемmsk.edu.ua

Похожие презентации

Презентация на тему: » ACCESS Создание отчетов. Отчет используется для представления данных в печатном формате. Отчеты создаются на основе одной или нескольких таблиц или на.» — Транскрипт:

1 ACCESS Создание отчетов

2 Отчет используется для представления данных в печатном формате. Отчеты создаются на основе одной или нескольких таблиц или на основе запросов. В отчетах можно проводить вычисления.

3 Пример 1 В БД «Книжный магазин» с помощью мастера отчетов создать отчет «Покупатели». Отчет должен быть отсортирован по фамилиям. В примечании отчета поместить информацию об общем числе покупателей и об общей сумме всех их покупок

4 Пример 1 Для создания этого отчета сначала создадим запрос, который содержит фамилию покупателя, а также вычисляет сумму всех его покупок

6 На вкладке отчеты выберите Создание отчета с помощью мастера

7 Пример 1 Выберите все поля созданного запроса

8 Пример 1 Выберите сортировку по полю Фамилия

9 Пример 1 Выберите макет, ориентация книжная

10 Пример 1 Выберите стиль и дайте запросу имя.

11 Пример 1 Откроем полученный отчет Недостатки: 1.Заголовок 2.Нет итоговых строк

12 Пример 1 Для ликвидации недостатков откроем полученный отчет в режиме конструктора Заголовок Верхний колонтитул Область данных Нижний колонтитул Примечание отчета

13 Пример 1 В примечании отчета помещаются вычисляемые поля, которые вычисляют итоги по всему отчету. Добавим в примечание отчета вычисляемые поля: количество покупателей и общая сумма покупок. Для этого перетащим в примечание отчета два элемента поле, в одно добавим формулу =Sum([Сумма]), а во второе формулу =Count([Фамилия]). Для построения формул рекомендуется использовать построитель выражений.

16 Изменим в отчете заголовок и подписи к вычисляемым полям

17 Пример 1 С помощью построителя выражений построим формулы в свободных полях. Для вызова построителя нужно выделить поле, выбрать в меню Вид, Свойства и на вкладке Данные нажать кнопку

18 Пример 1 Построитель выражений:

19 Пример 1 Построитель выражений:

20 Пример 1 Результат:

21 Пример 1 Установим формат Денежный в поле Общая сумма. Для этого выделим это поле и в его свойствах выберем:

22 Пример 1 Откроем отчет для предварительного просмотра:

23 Пример 2 В БД «Книжный магазин» с помощью мастера отчетов создать отчет «Продажи». Этот отчет должен содержать поля: фамилия покупателя, автор, название книги, цена, количество и сумма покупки. Отчет должен быть сгруппирован по покупателям, иметь итоги по каждому покупателю и общие итоги

25 Для создания этого отчета сначала создайте запрос, который содержит все указанные поля, а также вычисляет сумму покупки

27 На вкладке отчеты выберите Создание отчета с помощью мастера, выберите все поля созданного запроса

28 Пример 2 Нам нужна группировка по фамилии, поэтому добавим уровни группировки

29 Пример 2 Получим:

30 Пример 2 Для получения итогов по каждому покупателю (по группе) нажмем

31 Пример 2 Нам нужно подсчитать для каждого покупателя общее количество купленных книг и сумму денег, поэтому выбираем функцию Sum для полей Сумма и Количество

32 Пример 2 Выберите макет, ориентация альбомная

33 Пример 2 Выберите стиль и дайте запросу имя.

34 Пример 2 Откроем полученный отчет

35 Пример 2 Недостатки отчета: 1.Заголовок 2.Итоги по группе – лишняя информация, подписи к полям, нет денежного формата для итога по сумме 3.Итоги по отчету на следующей странице Для внесения изменений откроем отчет в режиме конструктора

37 Изменим заголовок и подписи к итогам по группе, а также удалим лишнюю информацию в итогах по группе

38 Пример 2 Для размещения итогов на той же странице, на которой находятся данные выполним

39 Пример 2 Для размещения итогов на той же странице, на которой находятся данные выполним

Создание отчетов как объектов базы данных Access

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.6. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

2.4.6.1. Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

  1. Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.
  2. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.
  3. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.
  4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.
  5. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

2.4.6.2. Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

  1. Конструктор.
  2. Мастер отчетов.
  3. Автоотчет: в столбец.
  4. Автоотчет: ленточный.
  5. Мастер диаграмм.
  6. Почтовые наклейки.

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

  1. В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.
  2. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.
  3. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.
  5. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.
  6. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

  1. В меню Файл щелкнуть на команде Печать.
  2. В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.
  3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле «с» и 1 в поле «по».
  4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0.

Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле >>Тема: 2.4.7. Создание главной кнопочной формы

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Презентация по информатике на тему «Создание и использование форм в MS Access 2007»

Описание разработки

1. Определение и основные функции формы.

Форма – это объект базы данных, предназначенный для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц. Формы могут содержать элементы управления.

Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных:

Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

В формах можно осуществлять проверку корректности данных, содержащих в таблице.

Форма позволяет осуществлять вычисления и выводить результат на экран.

Форма предоставляет возможность управления работы базы данных.

2. Типы форм.

Содержание и вид формы зависит от того, для какого вида работ она предназначена. Формы можно разделить на три основных категории:

Управления транзакциями — формы выполняют функции добавления новых записей в таблицы или изменения существующих записей, работают непосредственно с таблицами

Доступ к данным — формы предназначенные только для доступа к данным, представляют информацию в виде диаграммы, отчёта, но не позволяют пользователю добавлять или редактировать данные, в качества источника данных часто используют запросы.

Администрирование баз данных – кнопочные формы.

Содержимое разработки

Преподаватель учебных дисциплин и профессиональных модулей Жукова С.В.

1. Определение и основные функции формы

Форма – это объект базы данных, предназначенный для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц. Формы могут содержать элементы управления

  • Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных: Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки. В формах можно осуществлять проверку корректности данных, содержащих в таблице. Форма позволяет осуществлять вычисления и выводить результат на экран. Форма предоставляет возможность управления работы базы данных
  • Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных:
  • Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.
  • В формах можно осуществлять проверку корректности данных, содержащих в таблице.
  • Форма позволяет осуществлять вычисления и выводить результат на экран.
  • Форма предоставляет возможность управления работы базы данных

Содержание и вид формы зависит от того, для какого вида работ она предназначена. Формы можно разделить на три основных категории:

  • Управления транзакциями — формы выполняют функции добавления новых записей в таблицы или изменения существующих записей, работают непосредственно с таблицами
  • Доступ к данным — формы предназначенные только для доступа к данным, представляют информацию в виде диаграммы, отчёта, но не позволяют пользователю добавлять или редактировать данные, в качества источника данных часто используют запросы.
  • Администрирование баз данных – кнопочные формы

Форма – автоформа в столбец;

Разделённая форма – форма, содержащая подчинённую форму;

Несколько элементов – ленточная форма;

Мастер форм – все виды форм;

1) Создание формы с помощью инструмента «Форма»

При помощи инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Если Access обнаруживает одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу данных в форму, основанную на связанной таблице или запросе.

2) Создание разделенной формы при помощи инструмента «Разделенная форма»

Разделенная форма — это новая возможность в Microsoft Office Access 2007, позволяющая одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы

3) Создание формы при помощи мастера форм

Для получения большей свободы выбора полей, отображаемых на форме, вместо упомянутых выше инструментов можно воспользоваться мастером форм.

Можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами

4) Режим пустой формы, конструктора

Если мастер или инструменты для создания форм не подходят, можно воспользоваться инструментом «Пустая форма», чтобы создать форму. Таким образом можно очень быстро построить форму, особенно если в ней будет лишь несколько полей.

Режим конструктора Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы.

Предварительно создают запрос, содержащий итоговые значения

4. Изменение внешнего вида формы

Форму можно разделить на три основные части: заголовок формы, область данных и примечание формы .

Для изменения внешнего вида форм используется режим конструктора.

1) Изменение внешнего вида формы с помощью инструментов

2). Использование Автоформата

Автоформат позволяет применить встроенный формат ко всей форме. Применение Автоформата: выделить форму в режиме конструктора, вкладка Упорядочить — Автоформат

Можно использовать Мастер автоматического форматирования , создать свой собственный формат

3) Изменения цвета фона формы, фонового рисунка формы

Изменение фона раздела формы — 1 щелчок по пустой области внутри раздела формы (или вызвать контекстное меню) – вкладка Главная – инструмент Цвет Заливки / фона

  • Изменение фона раздела формы — 1 щелчок по пустой области внутри раздела формы (или вызвать контекстное меню) – вкладка Главная – инструмент Цвет Заливки/фона

Рисунок в виде фона

выделить форму в режиме конструктора

Открыть окно свойств формы, выбрать вкладку Макет , выбрать свойство Рисунок …, определить путь и имя графического файла, масштабы рисунка

5. Выравнивание элементов формы по сетке, изменение размеров

Элементы формы можно привязать к сетке – вкладка Упорядочить , группа Выравнивание.

Изменить размер – группа Размер

6. Изменение последовательности перехода по клавише Tab

По умолчанию последовательность перехода текстового курсора по полям формы определяется в той последовательности, в которой они добавляются.

Для изменения последовательности перехода необходимо:

перейти в режим конструктора;

Вкладка Упорядочить – группа Макет элемента управленияПереходы

в диалоговом окне Последовательность перехода в списке Последовательность приведены названия полей;

перетащить кнопку, находящуюся слева от названия поля, в нужное место последовательности;

Для исключения перехода к какому-либо полю, необходимо выделить данный объект, в окне свойств (вкладка Другие ) установить свойство Переход по Tab «Нет»

7. Свойства формы и её разделов

Форма имеет множество свойств. Необходимо выделить форму в режиме конструктора, нажать кнопку Страница свойств (вкладка Конструктор – группа Сервис ).

Свойства формы распределены по четырём вкладкам: Макет, Данные, События и Другие .

  • вкладка Макет – подпись, тип фона , рисунок;
  • вкладка Данные – Источник данных, фильтр;
  • вкладка Событие – нажатие кнопки, до изменения;
  • вкладка Другие – переход по TAB

8. Создание управляющей формы

1) создать форму ( Создание – Конструктор форм) , содержащую кнопки для работы с объектами

2) Создание управляющей формы с помощью диспетчера кнопочных форм:

Вкладка Работа с базами данных – Диспетчер кнопочных форм

9. Порядок выполнения работы при создании кнопочной формы

  • Создание простой кнопочной формы:
  • Работа с базами данных – Диспетчер кнопочных форм – Создать кнопочную форму

Если на главной форме будут располагаться основные элементы, то нажимаем кнопку Изменить и создаём элементы главной формы, указывая соответствующие действия:

  • Команда Изменить – в диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы выбрать команду Создать ;

В диалоговом окне Измененение элемента кнопочной формы выбрать необходимую команду – открыть форму…

В режиме конструктора в управляющую форму можно внести изменения в оформлении формы

2) Если управляющая форма должна содержать управляющие формы (для работы с отчётами, таблицами) необходимо создавать дополнительные управляющие формы, содержащие элементы соответствующих управляющих форм.

В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выбираем команду Создать, создаём новую кнопочную форму

Выделив созданные элементы кнопочной формы, выбираем команду Изменить и создаём элементы данных кнопочных форм – просмотр форм, отчётов и выход – переход к главной кнопочной форме

После того, как создали элементы подчинённых кнопочных форм для просмотра форм и отчётов, необходимо внести изменения в Главную кнопочную форму:

Выделить страницу Главная кнопочная форма – команды Изменить и Создать ;

Ввести текст Просмотр форм – команда – Перейти к кнопочной форме – указать формы Просмотр форм и Просмотр отчётов

Читать еще:  Взломать пароль access
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
СлайдТекст
1