Oc-windows.ru

IT Новости из мира ПК
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Автоматизация ввода данных в excel

Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, про­грамма Excel содержит средства автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение фор­мулами.

Автозавершение.Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку программа Excel проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющемся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпа­дение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ENTER под­тверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполнен­ные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами.При работе с числами используется метод автозапол­нения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик — маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид тол­стого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаски­вании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Пусть, например, ячейка А1 содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши, и перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки А1, 81 и С1, и отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1,2 и 3.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка > Заполнить > Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выби­рается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с задан­ными правилами.

12.1. Создание электронных таблиц Microsoft Excel __ __ 309

Автозаполнение формулами.Эта операция выполняется так же, как автозаполне­ние числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

Для примера предположим, что значения в третьем столбце рабочего листа (столбце С) вычисляются как суммы значений в соответствующих ячейках столбцов А и В. Введем в ячейку С1 формулу =А1+В1. Теперь скопируем эту формулу методом авто­заполнения во все ячейки третьего столбца таблицы. Благодаря относительной адре­сации формула будет правильной для всех ячеек данного столбца.

В таблице 12.1 приведены правила обновления ссылок при автозаполнении вдоль строки или вдоль столбца.

Таблица 12.1. Правила обновления ссылок при автозаполнении

Ссылка в исходной ячейкеСсылка в следующей ячейке
При заполнении вправоПри заполнении вниз
А1 (относительная)В1А2
$А1 (абсолютная по столбцу)$А1$А2
А$1 (абсолютная по строке)В$1А$1
$А$1 (абсолютная)$А$1$А$1

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: При сдаче лабораторной работы, студент делает вид, что все знает; преподаватель делает вид, что верит ему. 9890 — | 7545 — или читать все.

Автоматизация ввода в Excel.

Так как часто в таблицах содержатся повторяющиеся данные, Excel содержит средства автоматизации их ввода. К их числу относятся автозавершение, автозаполнение числамии автозаполнение формулами.

Автозавершение используется для автоматизации ввода текстовых данных. Во время ввода текстовых данных в очередную ячейку столбца, проверяется совпадение введенных символов со строками, введенными выше. Если такое совпадение обнаруживается, введенный текст автоматически дополняется. Подтверждение ввода выполняется нажатием клавиши Enter , в противном случае ввод можно продолжить, не обращая внимания на предлагаемый вариант. Автозавершение можно прервать, оставив в столбце пустую строку.

Читать еще:  Видеоредактор для монтажа видео онлайн

При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер автозаполнения. При наведении на него указателя мыши он приобретает вид черного крестика. Перетаскивание маркера автозаполнения приводит к копированию содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Автозаполнение формулами выполняется также как и автозаполнение числами.

Алгоритмические структуры

Следование. Предполагает последовательное выполнение команд сверху вниз. Если алгоритм состоит только из структур следования, то он является линейным.

Ветвление. Выполнение программы идет по одной из двух, нескольких или множества ветвей. Выбор ветви зависит от условия на входе ветвления и поступивших сюда данных.

Цикл. Предполагает возможность многократного повторения определенных действий. Количество повторений зависит от условия цикла.

Функция (подпрограмма). Команды, отделенные от основной программы, выполняются лишь в случае их вызова из основной программы (из любого ее места). Одна и та же функция может вызываться из основной программы сколь угодно раз.

Алгоритм информационного поиска в режиме удаленного доступа

В операционной системе Windows удаленный доступ можно осуществлять средствами самой системы. Откройте «Панель управления — Система — Удаленный доступ». Там нужно включить опцию разрешения подключения удаленного помощника и удаленного рабочего стола.

Дистанционное управление рабочим столом поддерживается только в Windows 7, причем кроме версий «Начальная», «Домашняя базовая» или «Домашняя расширенная». При дистанционном управлении ваш абонент будет видеть экран блокировки, а вы сможете зайти на его компьютер под определенным пользователем и работать так же, как будто вы сидите за этим компьютером.

«информационный поиск» — совокупность логических и технических операций, имеющих конечной целью нахождение документов, сведений о них, фактов, данных, релевантных запросу потребителя.

В общем случае поиск информации состоит из четырех этапов:

• определение (уточнение) информационной потребности и формулировка информационного запроса;

• определение совокупности возможных держателей информационных массивов (источников);

• извлечение информации из выявленных информационных массивов;

• ознакомление с полученной информацией и оценка результатов поиска.

Аппаратное и программное обеспечение сетей

Аппаратное обеспечение сети

Основным техническим устройством является специальный компьютер, обеспечивающий информационные функции. Такую машину называют хост – компьютером – он должен всегда находится во включенном состоянии, так как обеспечивает прием и передачу данных по сети.

Все остальные компьютеры обязательно должны так или иначе быть подключенными к хост-машине. Ведь каждый пользователь, работающий внутри сети, при любых обстоятельствах использует его ресурсы.

Сетевые адаптеры Ethernet

С помощью Ethernet – аппаратуры машины подключаются друг к другу. Такая система состоит из таких элементов как кабеля (витая пара), специальных разъемов и сетевых адаптеров. Кабель используется при передаче и приеме информации между рабочими станциями. Маршрутизаторы нужны для подключения к открытым концам сети. Скорость передачи данных в сети Ethernet – около 100 Мбит/секунду.

Для соединения компьютера с телефонной сетью (через которую происходит подключение к Глобальной сети), необходимо иметь специальное устройство – модем.

Модемы бывают внешним и внутренним.

Одним из важных характеристик модема есть скорость передачи данных (Кбит/сек). Старые модемы имеют скорость подключения 36 Кбит/сек, в современных же скорость больше – 128 — 256 Кбит/сек и т. д.

Сетевая карта представляет из себя отдельную плату, вставляемую в материнскую плату ПК. Сетевые адаптеры являются устройствами приема/передачи данных и предназначены для подключения рабочих станций не только между собой, но и между хост-компьютером и маршрутизатором для выхода в Интернет.

Программное обеспечение сети

Сетевая операционная система – это основа основ любой сети. Она необходима для управления принятыми/переданными сообщения между серверами и рабочими станциями. Она также позволяет любому пользователю работать с общим сетевым диском или принтером, которые физически не подключены к этому компьютеру ОС как Unix и Microsoft Windows Server 2003 и 2008.

Читать еще:  Съемка видео через веб камеру

В сетевой операционной системе, установленной на отдельном ПК можно выделить такие характеристики:

управление ресурсами ПК (распределение оперативной памяти, управление периферийными устройствами и другие функции

предоставление собственных ресурсов для общего использования

средства, с помощью которых происходит обмен и передача сообщений в сети.

Браузер – сетевое программное обеспечение, предназначенное для отображения содержимого веб-страниц, написанных на специальных веб-языках.

Также браузеры используются для загрузки и выгрузки разнообразного контента в Глобальную сеть.

Архитектурная организация процессора

Архитектура персонального компьютера — компоновка его основных частей, таких как процессор, ОЗУ, видеоподсистема, дисковая система, периферийные устройства и устройства ввода-вывода.

Классическая архитектура (архитектура фон Неймана) — одно арифметико-логическое устройство (АЛУ), через которое проходит поток данных, и одно устройство управления (УУ), через которое проходит поток команд — программа .Это однопроцессорный компьютер. Все функциональные блоки здесь связаны между собой общей шиной, называемой также системной магистралью.

· Многопроцессорная архитектура. Наличие в компьютере нескольких процессоров означает, что параллельно может быть организовано много потоков данных и много потоков команд. Таким образом, параллельно могут выполняться несколько фрагментов одной задачи. Структура такой машины, имеет общую оперативную память и несколько процессоров.

Б

База данных. Структура простейшей базы данных.

Базы данных (БД) — это организованный набор фактов в определеной предметной области. БД — это информация, упорядоченная в виде набора элементов, записей одинаковой структуры. Для обработки записей используются специальные программы, позволяющие их упорядочить, делать выборки по указанному правилу. Базы данных относятся к компьютерной технологии хранения, поиска и сортировки информации.

Структуру простейшей базы данных можно рассматривать как прямоугольную таблицу, состоящую из вертикальных столбцов и горизонтальных строк. Вертикальные столбцы принято называть полями, а горизонтальные строки — записями. Единицей хранимой информации является горизонтальная строка-запись, которая хранит информацию, например, об одном сотруднике фирмы. Каждая запись представляет собой совокупность полей.

Базовые алгоритмы

• Следование. Предполагает последовательное выполнение команд сверху вниз. Если алгоритм состоит только из структур следования, то он является линейным.

• Ветвление. Выполнение программы идет по одной из двух, нескольких или множества ветвей. Выбор ветви зависит от условия на входе ветвления и поступивших сюда данных.

• Цикл. Предполагает возможность многократного повторения определенных действий. Количество повторений зависит от условия цикла.

Средства автоматизации ввода и редактирования данных

В Excel имеются разнообразные средства для автоматизации ввода данных в ячейки электронной таблицы. К ним относятся:

Автозавершение используется для ускорения ввода текстовых данных в столбцы электронной таблицы. Табличный процессор способен предвидеть (угадывать) намерения пользователя. При вводе текста в некоторый столбец Excel формирует список слов, содержащихся в этом столбце, и пытается завершить набор повторяющихся слов после ввода лишь его первых символов. Пользователь может либо принять вариант автозавершения и зафиксировать его обычным способом, либо продолжать вводить другой текст, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

В контекстном меню любой ячейки столбца с текстовыми данными имеется команда Выбрать из списка, с помощью которой можно просмотреть весь список слов, введенных в данный столбец, и выбрать любое из них для вставки в активную ячейку.

Операцию автозавершения удобно использовать при создании таблиц, содержащих большое количество строк с повторяющимися текстовыми данными. Чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд (без пустых ячеек между ними). Режим автозавершения не используется для ввода даты и времени, чисел, формул и функций.

Автозаменаиспользуется в Excel, как и в других приложениях Microsoft Office, для исправления наиболее распространенных опечаток и ускорения ввода часто используемых фрагментов.

Настройка параметров, добавление, удаление элементов в список автозамен Excel производятся в диалоговом окне Автозамена, которое можно вывести на экран с помощью команды меню окна Excel СЕРВИСАвтозамена.

Читать еще:  Сопоставление ячеек в excel

Автозаполнениеячеек служит для упрощения ввода в электронную таблицу однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячейках, используются:

· команда меню ПРАВКА ► Заполнить(вверх, вниз, вправо, влево, по листам);

Значения в заполняемых ячейках зависят от типа исходных данных, их шага и предельного значения.

При вводе команды меню ПРАВКАЗаполнить ► Прогрессияв диалоговом окне Прогрессияможно задать точные параметры заполнения ячеек:

· Расположение— по строкам или по столбцам;

· Шаг— значение, на которое будет увеличиваться или уменьшаться элемент ряда. Если введено положительное число, то ряд будет возрастать, а если отрицательное, то убывать;

· Тип прогрессии(арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение). При установленном переключателе Автозаполнение происходит заполнение выделенных пустых ячеек рядом, основанным на данных, включенных в выделение. При выборе этой команды игнорируются все установки окна Шаг;

· Предельное значение — значение, на котором ряд должен быть закончен (это окно можно и не заполнять);

· Автоматическое определение шага.Если установлен этот флажок, то значение окна Шагигнорируется.

Дата добавления: 2014-10-23 ; Просмотров: 4342 ; Нарушение авторских прав?

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Как в Excel использовать автоматическое завершение для автоматизации ввода данных

Функция автозавершения Excel позволяет легко вводить один и тот же текст в несколько ячеек. Используя автозавершение, введите несколько первых букв вашей записи в ячейку, и Excel автоматически завершит ее на основе других записей, которые вы уже сделали в столбце.

В дополнение к уменьшению количества текста, который необходимо набирать, эта функция гарантирует, что ваши записи будут внесены правильно и согласованно.

Рассмотрим, как это работает. Предположим, вы вводите информацию о продукте в столбец. Один продукт называется «сахар-песок». Первый раз, когда вы вводите Сахар-песок в ячейку, Excel запоминает эту запись. Позже, когда вы начнете набирать слово Сахар в этом столбце, Excel распознает слово по нескольким первым буквам и завершит его ввод за вас. Просто нажмите Enter, и все готово.

Автозавершение также изменяет регистр букв автоматически. Если начать ввод со слова сахар (со строчной буквой «с») во второй записи, Excel сделает букву «с» прописной в соответствии с предыдущей записью в столбце.

Если столбец содержит несколько записей, которые соответствуют первым нескольким символам, Excel не отобразит предложение по автоматическому завершению, пока новая запись не будет соответствовать одной из старых однозначным образом. Например, если столбец также содержит продукт под названием «сахар-рафинад», автозавершение не будет реализовано, пока вы не введете либо первую букву слова «песок», либо первую букву слова «рафинад».

Вы также можете получить доступ к ориентированной на использование мыши версии автозавершения, щелкнув правой кнопкой мыши на ячейке и выбрав в контекстном меню пункт Выбрать из раскрывающегося списка. Excel отобразит список, в котором содержатся все записи в текущем столбце. Остается просто выбрать ту, которую вы хотите (рис. 32.1).

Рис. 32.1. Выбор пункта контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка позволяет отображать список записей в столбце

Вы даже можете получить доступ к списку с клавиатуры: нажмите Shift+F10 для отображения контекстного меню, а затем нажмите клавишу К (горячую клавишу для команды Выбрать из раскрывающегося списка). Используйте кнопки со стрелками, чтобы сделать свой выбор, и нажмите Enter.

Имейте в виду, что функция автозавершения работает только в пределах смежных столбцов ячеек. Если у вас есть, например, пустая строка, автозавершение будет анализировать только содержимое ячеек под пустой строкой. Если функция автозавершения покажется вам отвлекающей, ее можно отключить в разделе Дополнительно диалогового окна Параметры Excel (выберите Файл ► Параметры). Флажок Автозавершение значений ячеек находится в области Параметры правки.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector