Oc-windows.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Функциональные возможности excel

Полезные функции в Microsoft Excel

Microsoft Excel способен в значительной мере облегчить пользователю работу с таблицами и числовыми выражениями, автоматизировав ее. Этого удается достичь с помощью инструментов приложения и различных его функций. Давайте рассмотрим наиболее полезные из них.

Работа с функциями в Excel

Ввиду широкого функционального предназначения программы пользователь далеко не всегда знает о возможностях, которые упрощают взаимодействие со многими инструментами Экселя. Далее в статье мы расскажем о 10 лучших функциях, которые могут пригодиться в разных целях, а также предоставим ссылки на подробные уроки по работе с каждой из них.

Функция «ВПР»

Одной из самых востребованных функций в Microsoft Excel является «ВПР» («VLOOKUP)». Задействовав ее, можно перетягивать значения одной или нескольких таблиц в другую. При этом поиск производится только в первом столбце таблицы, тем самым при изменении данных в таблице-источнике автоматически формируются данные и в производной таблице, в которой могут выполняться отдельные расчеты. Например, сведения из таблицы, в которой находятся прейскуранты на товары, могут использоваться для расчета показателей в таблице об объеме закупок в денежном выражении.

ВПР запускается путем вставки оператора «ВПР» из «Мастера функций» в ту ячейку, где данные должны отображаться.

В появившемся окне после запуска этой функции нужно указать адрес ячейки или диапазона ячеек, откуда данные будут подтягиваться.

Сводные таблицы

Еще одной важной функцией программы Excel является создание сводных таблиц, обеспечивающее группировку данных из других таблиц по различным критериям, выполнение различных расчетов с ними (суммирование, умножение, деление и т.д.), а результаты выводятся в отдельную таблицу. При этом существуют очень широкие возможности по настройке полей сводной таблицы.

Создается она на вкладке «Вставка» нажатием на кнопку, которая так и называется — «Сводная таблица».

Создание диаграмм

Для визуального отображения данных, размещенных в таблице, удобно использовать диаграммы. Их часто применяют для создания презентаций, написания научных работ, в исследовательских целях и т.д. Excel предоставляет широкий набор инструментов по созданию различного типа диаграмм.

Чтобы создать диаграмму, нужно выделить набор ячеек с данными, которые вы хотите визуально отобразить. Затем, находясь на вкладке «Вставка», выбрать на ленте тот тип диаграммы, который считаете наиболее подходящим для достижения поставленных целей.

Более точная настройка диаграмм, включая установку ее наименования и наименования осей, производится в группе вкладок «Работа с диаграммами».

Одним из видов диаграмм являются графики. Принцип построения их тот же, что и у остальных типов диаграмм.

Формулы в Excel

Для работы с числовыми данными в программе позволяется использовать специальные формулы. С их помощью можно производить различные арифметические действия с данными в таблицах: сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень извлечение корня и т.д. Чтобы применить формулу, нужно в ячейке, куда планируется выводить результат, поставить знак «=». После этого вводится сама формула, которая может состоять из математических знаков, чисел и адресов ячеек. Для указания адреса ячейки, из которой берутся данные для расчета, достаточно кликнуть по ней мышкой, и ее координаты появится в ячейке для вывода результата.

Excel также удобно использовать и в качестве обычного калькулятора. Для этого в строке формул или в любой ячейке просто вводятся математические выражения после знака «=».

Функция «ЕСЛИ»

Одной из самых популярных функций, которые используются в Excel, является «ЕСЛИ». Она дает возможность задать в ячейке вывод одного результата при выполнении конкретного условия и другого результата в случае его невыполнения. Ее синтаксис выглядит следующим образом: ЕСЛИ(логическое выражение; [результат если истина]; [результат если ложь]) .

Операторами «И», «ИЛИ» и вложенной функцией «ЕСЛИ» задается соответствие нескольким условиям или одному из нескольких условий.

Макросы

С помощью макросов в программе записывается выполнение определенных действий, а потом они воспроизводятся автоматически. Это существенно экономит время на выполнении большого количества однотипной работы. Макросы записываются путем включения захвата своих действий в программе через соответствующую кнопку на ленте.

Запись макросов также можно производить, используя язык разметки Visual Basic в специальном редакторе.

Условное форматирование

Чтобы выделить определенные данные, в таблице применяется функция условного форматирования, позволяющая настроить правила выделения ячеек. Само условное форматирование позволяется выполнить в виде гистограммы, цветовой шкалы или набора значков. Переход к ней осуществляется через вкладку «Главная» с выделением диапазона ячеек, который вы собираетесь отформатировать. Далее в группе инструментов «Стили» нажмите кнопку, имеющая название «Условное форматирование». После этого останется выбрать тот вариант форматирования, который считаете наиболее подходящим.

Форматирование будет выполнено.

«Умная» таблица

Не все пользователи знают, что таблицу, просто начерченную карандашом или границами, Excel воспринимает как простую область ячеек. Заставить программу видеть этот набор данных как таблицу можно через переформатирование. Делается это просто: для начала выделяем нужный диапазон с данными, а затем, находясь на вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». Появится список с различными вариантами стилей оформления, где укажите подходящий.

Таблица также создается нажатием на кнопку «Таблица», которая расположена на вкладке «Вставка», предварительно выделив определенную область листа с данными.

Читать еще:  Как связать excel и powerpoint

Выделенный набор ячеек редактор будет воспринимать как таблицу. Вследствие этого, к примеру, если вы введете в расположенные у границ таблицы ячейки какие-то данные, они будут автоматически включены в нее. Вдобавок к этому при прокрутке вниз шапка будет постоянно в пределах области зрения.

Подбор параметра

С помощью функции подбора параметров можно подобрать исходные данные, руководствуясь желаемым для вас результатом. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите кнопку «Анализ «что если»», расположенную в блоке инструментов «Работа с данными». В появившемся списке укажите пункт «Подбор параметра…».

Откроется окно подбора параметра. В поле «Установить в ячейке» вы должны указать ссылку на ячейку, которая содержит нужную формулу. В поле «Значение» должен быть указан конечный результат, который вы хотите получить. В поле «Изменяя значения ячейки» вставьте координаты ячейки с корректируемым значением.

Функция «ИНДЕКС»

Возможности, которые предоставляет функция «ИНДЕКС», в чем-то близки к возможностям функции «ВПР». Она также позволяет искать данные в массиве значений и возвращать их в указанную ячейку. Синтаксис выглядит следующим образом: ИНДЕКС(диапазон_ячеек;номер_строки;номер_столбца) .

Это далеко не полный перечень всех функций, которые доступны в программе Microsoft Excel. Мы остановили внимание только на самых популярных и наиболее важных из них.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Функциональные возможности Microsoft Excel

Дата добавления: 2013-12-23 ; просмотров: 8877 ; Нарушение авторских прав

Программные средства формирования таблиц

Lotus 1-2-3

Quattro Pro Наиболее популярные

Этапы проектирования электронных таблиц:

— разработка макета таблицы;

— ввод заголовка электронной таблицы;

— ввод названий граф документа;

— ввод исходных данных;

— ввод расчетных формул;

— форматирование электронной таблицы для придания ей профессионального вида;

— подготовка таблицы к печати и ее печать.

Функциональные возможности Excel настолько широки, что его, в отличии от других табличных редакторов, называют табличным процессором.

Он поддерживает следующие функции:

— обеспечивает создание, обработку и расчет разнообразных таблиц;

— позволяет осуществлять их редактирование и форматирование;

— предоставляет средства для создания деловой графики;

— обеспечивает совместимость со всем программ. продуктами пакета MS Office;

— предоставляет возможность работы с базами данных;

— обладает большим набором специальных функций для автоматизации обработки и расчетов (финансовые, информационные, логические, статистические, текстовые, математические и др.);

— позволяет использовать для создания деловой документации, как стандартные шаблоны, так и собственные;

— обеспечивает обмен данными как внутри, так и с другими приложениями Windows;

— обеспечивает преобразование форматов;

— предоставляет пользователю большой набор Мастеров и простой доступ к справочной системе.

Основное достоинство и отличие электронных таблиц заключается именно в простоте использования средств обработки данных. И хотя средства обработки данных по своим возможностям могут сравниться с базами данных, работа с ними не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

Примеры обработки информации с помощью MS Excel:

В таблицу введены данные о сотрудниках вашей фирмы: фамилия, имя, отчество, дата рождения, стаж работы, семейное положение, объем выполняемой работы. Из веденной информации при помощи функций Excel вы можете получать ответы на самые разнообразные вопросы. Сколько сотрудников в возрасте от 35 до 40 лет? Какой объем работ выполняют сотрудники моложе 30 лет? Есть ли связь между семейным положением и объемом выполняемой работы?

В таблицу введены данные о результатах продаж сети магазинов. Из введенной информации при помощи функций Excel вы сможете узнать, какой товар, за какой период лучше всего продавался, какая группа товаров из ассортимента плохо продается, кто дает наибольшую выручку, а у кого самое высокое отношение между полученной выручкой и издержками. Вы можете исследовать тенденцию продаж любой группы товаров.

В таблицу введены данные научных исследований. Вы можете обработать их при помощи мощных математических инструментов. Excel позволяет решать как обыкновенные дифференциальные уравнения, так и в частных производных. Задачи линейного программирования, оптимизации — все в вашем распоряжении.

Запуск MS Excel:

Кнопка Пуск à пункт меню Программы à пункт Microsoft Excel

ярлык приложения Excel на панели Microsoft Office

Если необходимо запустить конкретный документ Excel:

двойной щелчок по значку документа в окне Проводника

Сохранение документа:

команды меню Файл:

кнопка Сохранить на Стандартной панели инструментов

Функции Excel (по категориям)

Функции упорядочены по категориям в зависимости от функциональной области. Щелкните категорию, чтобы просмотреть относящиеся к ней функции. Вы также можете найти функцию, нажав CTRL+F и введя первые несколько букв ее названия или слово из описания. Чтобы просмотреть более подробные сведения о функции, щелкните ее название в первом столбце.

Ниже перечислены десять функций, которыми больше всего интересуются пользователи.

Эта функция используется для суммирования значений в ячейках.

Эта функция возвращает разные значения в зависимости от того, соблюдается ли условие. Вот видео об использовании функции ЕСЛИ.

Используйте эту функцию, когда нужно взять определенную строку или столбец и найти значение, находящееся в той же позиции во второй строке или столбце.

Эта функция используется для поиска данных в таблице или диапазоне по строкам. Например, можно найти фамилию сотрудника по его номеру или его номер телефона по фамилии (как в телефонной книге). Посмотрите это видео об использовании функции ВПР.

Читать еще:  Имя сбойного приложения excel exe

С помощью этой функции можно найти элемент в диапазоне ячеек, а затем вернуть относительное расположение этого элемента в диапазоне. Например, если диапазон a1: A3 содержит значения 5, 7 и 38, то функция формула = MATCH (7; a1: A3; 0) возвращает число 2, поскольку 7 — второй элемент диапазона.

Эта функция позволяет выбрать одно значение из списка, в котором может быть до 254 значений. Например, если первые семь значений — это дни недели, то функция ВЫБОР возвращает один из дней при использовании числа от 1 до 7 в качестве аргумента «номер_индекса».

Эта функция возвращает порядковый номер определенной даты. Эта функция особенно полезна в ситуациях, когда значения года, месяца и дня возвращаются формулами или ссылками на ячейки. Предположим, у вас есть лист с датами в формате, который Excel не распознает, например ГГГГММДД.

Функция РАЗНДАТ вычисляет количество дней, месяцев или лет между двумя датами.

Эта функция возвращает число дней между двумя датами.

FIND и НАЙТИБ найдите одну текстовую строку в другой текстовой строке. Они возвращают номер начальной позиции первой текстовой строки из первого символа второй текстовой строки.

Эта функция возвращает значение или ссылку на него из таблицы или диапазона.

Эти функции в Excel 2010 и более поздних версиях были заменены новыми функциями с повышенной точностью и именами, которые лучше отражают их назначение. Их по-прежнему можно использовать для совместимости с более ранними версиями Excel, однако если обратная совместимость не является необходимым условием, рекомендуется перейти на новые разновидности этих функций. Дополнительные сведения о новых функциях см. в статьях Статистические функции (справочник) и Математические и тригонометрические функции (справочник).

Если вы используете Excel 2007, эти функции можно найти в категориях статистические и математические Excel 2007 на вкладке формулы .

Возвращает интегральную функцию бета-распределения.

Возвращает обратную интегральную функцию указанного бета-распределения.

Возвращает отдельное значение вероятности биномиального распределения.

Возвращает одностороннюю вероятность распределения хи-квадрат.

Возвращает обратное значение односторонней вероятности распределения хи-квадрат.

Возвращает тест на независимость.

Соединяет несколько текстовых строк в одну строку.

Возвращает доверительный интервал для среднего значения по генеральной совокупности.

Возвращает ковариацию, среднее произведений парных отклонений.

Возвращает наименьшее значение, для которого интегральное биномиальное распределение меньше заданного значения или равно ему.

Возвращает экспоненциальное распределение.

Возвращает F-распределение вероятности.

Возвращает обратное значение для F-распределения вероятности.

Округляет число до ближайшего меньшего по модулю значения.

Вычисляет, или прогнозирует, будущее значение по существующим значениям.

Возвращает результат F-теста.

Возвращает обратное значение интегрального гамма-распределения.

Возвращает гипергеометрическое распределение.

Возвращает обратное значение интегрального логарифмического нормального распределения.

Возвращает интегральное логарифмическое нормальное распределение.

Возвращает значение моды набора данных.

Возвращает отрицательное биномиальное распределение.

Возвращает нормальное интегральное распределение.

Возвращает обратное значение нормального интегрального распределения.

Возвращает стандартное нормальное интегральное распределение.

Возвращает обратное значение стандартного нормального интегрального распределения.

Возвращает k-ю процентиль для значений диапазона.

Возвращает процентную норму значения в наборе данных.

Возвращает распределение Пуассона.

Возвращает квартиль набора данных.

Возвращает ранг числа в списке чисел.

Оценивает стандартное отклонение по выборке.

Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности.

Возвращает t-распределение Стьюдента.

Возвращает обратное t-распределение Стьюдента.

Возвращает вероятность, соответствующую проверке по критерию Стьюдента.

Оценивает дисперсию по выборке.

Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности.

Возвращает распределение Вейбулла.

Возвращает одностороннее P-значение z-теста.

Возвращает свойство ключевого показателя эффективности (КПЭ) и отображает его имя в ячейке. КПЭ представляет собой количественную величину, такую как ежемесячная валовая прибыль или ежеквартальная текучесть кадров, используемой для контроля эффективности работы организации.

Возвращает элемент или кортеж из куба. Используется для проверки существования элемента или кортежа в кубе.

Возвращает значение свойства элемента из куба. Используется для подтверждения того, что имя элемента внутри куба существует, и для возвращения определенного свойства для этого элемента.

Возвращает n-й, или ранжированный, элемент в множестве. Используется для возвращения одного или нескольких элементов в множестве, например лучшего продавца или 10 лучших студентов.

Определяет вычисленное множество элементов или кортежей путем пересылки установленного выражения в куб на сервере, который формирует множество, а затем возвращает его в Microsoft Office Excel.

Возвращает число элементов в множестве.

Возвращает агрегированное значение из куба.

Назначение и возможности Microsoft Excel

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.

С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.

Читать еще:  Как считать значения в excel

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Сегодня известно огромное число программ, которые обеспечивают хранение и обработку табличных данных, среди которых Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Calc и др. наиболее широко используемым табличным процессором для персональных компьютеров является Microsoft Excel.

MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:

Задай вопрос специалистам и получи
ответ уже через 15 минут!

  • ввод и редактирование данных;
  • форматирование таблиц;
  • автоматизация вычислений;
  • представление результатов в виде диаграмм и графиков;
  • моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

  • автоматизацию всех итоговых вычислений;
  • выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
  • возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
  • возможность обработки результатов эксперимента;
  • возможность табулирования функций и формул;
  • подготовка табличных документов;
  • выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
  • возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.

Расширенные возможности MS Excel 2013

При запуске табличного процессора пользователь видит перед собой полноценный веб-ресурс, а не обычную программу. На стартовой странице размещены различные шаблоны, которые можно подгружать из Интернет. Данную версию программы также удобно использовать на смартфонах и планшетах.

Рассмотрим более подробно внесенные изменения:

  • Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
  • При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
  • Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
  • Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
  • Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Области применения электронных таблиц

Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.

Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:

  • бухгалтерский и банковский учет;
  • планирование и распределение ресурсов;
  • проектно-сметные работы;
  • инженерно-технические расчеты;
  • бработка больших массивов информации;
  • исследование динамических процессов;
  • сфера бизнеса и предпринимательства.

Одним из важных функциональных расширений табличного процессора MS Excel стала встроенная среда программирования Visual Basic for Applications (VBA), которая предназначена для решения прикладных задач в MS Office. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel, но и ввести новый уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, которые по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц.

Так и не нашли ответ
на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе
нужна помощь

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector