Oc-windows.ru

IT Новости из мира ПК
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сделать иерархию в excel

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

  1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
  2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

  1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

  1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

  1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

8 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.

Создание иерархии

Если вы хотите проиллюстрировать иерархические отношения по вертикали или по горизонтали, вы можете создать графический элемент SmartArt, в котором используется макет иерархии, например иерархия с подписями. Иерархическая структура, представляющая собой последовательность упорядоченных групп людей или элементов в системе. С помощью графического элемента SmartArt в Excel, Outlook, PowerPoint или Word вы можете создать иерархию и включить ее на лист, сообщение электронной почты, презентацию или документ.

Читать еще:  График эмпирической функции распределения в excel

Важно: Если вы хотите создать организационную диаграмму, создайте графический элемент SmartArt, используя макет организационной диаграммы.

Примечание: Снимки экрана, описанные в этой статье, были сделаны в Office 2007. Если у вас есть другая версия, представление может слегка отличаться, но если не указано иное, функция не будет иметь такой же вид.

На вкладке Вставка в группе Иллюстрации нажмите кнопку SmartArt.

В коллекции Выбор графического элемента SmartArt выберите элемент Иерархия, а затем дважды щелкните Макет иерархии (например, Горизонтальная иерархия).

Для ввода текста выполните одно из следующих действий.

В области текста щелкните элемент [Текст] и введите содержимое.

Скопируйте текст из другого места или программы, в области текста щелкните элемент [Текст], а затем вставьте скопированное содержимое.

Примечание: Если область текста не отображается, щелкните элемент управления.

Щелкните поле в графическом элементе SmartArt и введите свой текст.

Примечание: (ПРИМЕЧАНИЕ.) Для достижения наилучших результатов используйте этот вариант после добавления всех необходимых полей.

Щелкните графический элемент SmartArt, в который нужно добавить поле.

Щелкните существующее поле, ближайшее к месту вставки нового поля.

В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Создать рисунок щелкните стрелку под командой Добавить фигуру.

Если вкладка Работа с рисунками SmartArt или Конструктор не отображается, выделите графический элемент SmartArt.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы вставить поле на том же уровне, что и выбранное поле, но после него, выберите команду Добавить фигуру после.

Чтобы вставить поле на том же уровне, что и выбранное поле, но перед ним, выберите команду Добавить фигуру перед.

Чтобы вставить поле на один уровень выше выбранного поля, выберите команду Добавить фигуру над.
Новая ячейка принимает место в выбранном поле, а выбранное поле и все поля прямо под ним помещаются на один уровень вниз.

Чтобы вставить поле на один уровень ниже выбранного поля, выберите команду Добавить фигуру под.

Новое поле будет добавлено после другого поля на том же уровне.

Чтобы удалить поле, щелкните его границу и нажмите клавишу DELETE.

Если вам нужно добавить поле в иерархию, экспериментируйте с добавлением поля до, после, сверху или ниже выделенного поля, чтобы получить нужное место для нового поля.

Несмотря на то, что вы не можете автоматически соединить два поля верхнего уровня с линией в макетах иерархии, например в горизонтальной иерархии, вы можете имитировать этот вид, добавив поле к графическому элементу SmartArt, а затем нарисовав линию , чтобы соединить поля.

Чтобы добавить поле из области текста, выполните указанные ниже действия.

Поместите курсор в начало текста, куда вы хотите добавить фигуру.

Введите нужный текст в новой фигуре и нажмите клавишу ВВОД. Чтобы добавить отступ для фигуры, нажмите клавишу TAB, а чтобы сместить ее влево — клавиши SHIFT+TAB.

Перемещение поля в иерархии

Чтобы переместить рамку, щелкните ее, а затем перетащите поле в новое место.

Чтобы фигура перемещалась с очень маленьким шагом, удерживайте нажатой клавишу CTRL и нажимайте клавиши со стрелками.

Переход на другой макет иерархии

Щелкните правой кнопкой мыши иерархию, которую вы хотите изменить, и выберите команду изменить макет.

Нажмите кнопку Иерархия, а затем выполните одно из указанных ниже действий.

Для отображения иерархических отношений сверху вниз и группировки по иерархии щелкните элемент Иерархия с подписями.

Для отображения групп данных сверху вниз и иерархий в каждой группе щелкните элемент Иерархия таблиц.

Чтобы показать, как иерархические отношения продвигается между группами, нажмите кнопку список иерархий.

Чтобы отобразить иерархические отношения горизонтально, щелкните Горизонтальная иерархия.

Чтобы отобразить иерархические отношения горизонтально и иерархически, щелкните Горизонтальная иерархия с подписями.

Примечание: Чтобы изменить макет SmartArt, можно также выбрать нужный параметр в разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Макеты. При выборе варианта макета можно предварительно просмотреть, как будет выглядеть графический элемент SmartArt.

Чтобы быстро добавить внешний вид и оформление в графический элемент SmartArt, вы можете изменить цвета или применить к иерархии стиль SmartArt . Вы также можете добавить эффекты, такие как свечение, сглаживание или объемные эффекты.

К полям в графических элементах SmartArt можно применять цветовые вариации из Цвета темы.

Щелкните графический элемент SmartArt, цвет которого нужно изменить.

В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Стили SmartArt нажмите кнопку Изменить цвета.

Если вкладки Работа с рисунками SmartArt или Конструктор не отображаются, проверьте, выбран ли графический элемент SmartArt.

Выберите нужную комбинацию цветов.

Совет: (ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя мыши на эскиз можно просмотреть, как изменяются цвета в графическом элементе SmartArt.

В графическом элементе SmartArt щелкните правой кнопкой мыши строку или рамку, которую вы хотите изменить, и выберите команду Формат фигуры.

Чтобы изменить цвет границы поля, нажмите кнопку Цвет линии, нажмите кнопку Цвет и выберите нужный цвет.

Чтобы изменить тип границы фигуры, щелкните Тип линии и задайте нужные параметры.

Щелкните правой кнопкой мыши границу фигуры и выберите команду Формат фигуры.

Щелкните область Заливка и выберите вариант Сплошная заливка.

Нажмите кнопку Цвет и выберите нужный цвет.

Чтобы указать степень прозрачности фонового цвета, переместите ползунок Прозрачность или введите число в поле рядом с ним. Значение прозрачности можно изменять от 0 (полная непрозрачность, значение по умолчанию) до 100 % (полная прозрачность).

Стиль SmartArt — это сочетание различных эффектов, например стилей линий, рамок или трехмерных эффектов, которые можно применить к полям графического элемента SmartArt для придания им профессионального, неповторимого вида.

Щелкните графический элемент SmartArt, стиль SmartArt которого нужно изменить.

В разделе Работа с рисунками SmartArt на вкладке Конструктор в группе Стили SmartArt выберите стиль.

Чтобы отобразить другие стили SmartArt, нажмите кнопку Дополнительно .

Если вкладка Работа с рисунками SmartArt или Конструктор не отображается, выделите графический элемент SmartArt.

(ПРИМЕЧАНИЕ.) При наведении указателя мыши на эскиз становится видно, как изменяется стиль SmartArt в рисунке SmartArt.

Вы также можете настроить графический элемент SmartArt, перемещая поля, изменяя размер полей, добавляя заливку и эффекти добавляя рисунки.

Если вы используете PowerPoint, вы можете анимировать иерархию, чтобы выделить каждое поле, каждую ветвь или каждый уровень иерархии.

Щелкните графический элемент SmartArt, который вы хотите анимировать.

Читать еще:  Отчет об устойчивости excel

На вкладке анимация в группе анимация нажмите кнопку анимация, а затем выберите один из переключателей по ветке.

Примечание: При копировании иерархии, к которой применена анимация, на другой слайд также копируется анимация.

Многоуровневый связанный список в EXCEL

Для моделирования сложных иерархических данных создадим Многоуровневый связанный список.

Потребность в создании иерархических данных появляется при решении следующих задач:

  • ОтделСотрудники отдела . При выборе отдела из списка всех отделов компании, динамически должен формироваться список, содержащий всех сотрудников этого отдела (двухуровневая иерархия);
  • Город – Улица – Номер дома . При заполнении адреса проживания из списка городов нужно выбирать город , затем из списка всех улиц этого города – улицу , затем, из списка всех домов на этой улице – номер дома (трехуровневая иерархия).

В этой статье рассмотрен Многоуровневый связанный список. Двухуровневый связанный список или просто Связанный список рассмотрен в статьях Связанный список и Расширяемый Связанный список. Материал статьи один из самых сложных на сайте Excel2.ru , поэтому необходимо для начала ознакомиться с вышеуказанными статьями. Многоуровневый связанный список будем реализовывать с помощью инструмента Проверка данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ) с условием проверки Список .Создание Многоуровневого связанного списка рассмотрим на конкретном примере.

Примечание : Рассмотренный в этой статье Многоуровневый связанный список на самом деле правильнее назвать Трехуровневым, т.к. создать четырехуровневый связанный список, используя рассмотренный здесь подход, очень проблематично. Для тех, кому требуется создать структуру с 4-мя и более уровнями, см. статью Многоуровневый связанный список типа Предок-Родитель .

Постановка задачи

Имеется перечень Регионов . Для каждого Региона имеется свой перечень Стран . Для каждой Страны имеется свой перечень Городов .

Пользователь должен иметь возможность, выбрав определенный Регион , в соседней ячейке выбрать из Выпадающего (раскрывающегося) списка нужную ему Страну из этого Региона . В другой соседней ячейке пользователь должен иметь возможность выбрать нужный ему Город из этой Страны (см. файл примера ).

В окончательном виде трехуровневый связанный список должен работать так:

Сначала выберем, например, Регион «Америка» с помощью Выпадающего списка .

Затем выберем Страну «США» из Региона «Америка».

Причем перечень стран в выпадающем списке будет содержать только страны из выбранного на предыдущем шаге Региона «Америка».

И, наконец, выберем Город «Атланта» из Страны «США».

Причем перечень городов в выпадающем списке будет содержать только города из выбранной на предыдущем шаге Страны, т.е. из «США».

Решение

Итак, приступим к созданию Трехуровневого связанного списка . Таблицу, в которую будут заноситься данные с помощью Трехуровневого связанного списка , разместим на листе Таблица .

Список Регионов и перечни Стран разместим на листе Страны .

Обратите внимание, что названия Регионов (диапазон А2:А12 на листе Страны ) в точности должны совпадать с заголовками столбцов, содержащих названия соответствующих Стран ( В1: L 1 ).

Это требование обеспечивается формулой (см. статьи о Транспонировании ). =ДВССЫЛ(АДРЕС(СТРОКА($A$1)-СТОЛБЕЦ($A$1)+СТОЛБЕЦ();1))

с помощью которой формируются заголовки столбцов. Введем ее в диапазон ячеек В1: L 1 .

Список Стран и перечни Городов разместим на листе Города .

Откуда же возьмется перечень стран на листе Города ? Очевидно, что после заполнения листа Страны названиями стран, необходимо, что они каким-то чудесным образом переместились на лист Города . Это чудесное перемещение организуем формулами. Список Стран сформируем на листе Города в столбце А с помощью решения приведенного в статье Объединение списков . Значения для этого списка будем брать из Именованного диапазона Диап_Стран (его нужно предварительно создать через Диспетчер имен ) . Именованный диапазон Диап_Стран образуем формулой:

Для формирования списка Стран нам также понадобится Именованная формула Строки_Столбцы_Стран

Окончательная формула в столбце А на листе Города выглядит так:

сформирует необходимый нам список Стран .

Теперь создадим Динамический диапазон для формирования Выпадающего списка содержащего названия Регионов . Для этого необходимо:

  • нажать кнопку меню « Присвоить имя » ( Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя );
  • в поле Имя ввести Регионы ;
  • в поле Диапазон ввести формулу

Формула подсчитывает количество элементов в столбце А на листе Страны (функция СЧЁТЗ() ) и определяет ссылку на последний элемент в столбце (функция ИНДЕКС() ), тем самым формируется диапазон, содержащий все значения Регионов . Пропуски в столбце А не допускаются.

Аналогичным образом создадим Динамический диапазон Список_Стран для формирования выпадающего списка содержащего названия стран:

Создадим Именованную формулу Позиция_региона для определения позиции, выбранного пользователем региона, в созданном выше диапазоне Регионы:

Т.к. в формуле использована относительная адресация , то важно перед созданием формулы сделать активной ячейку B5 на листе Таблица .

Аналогичным образом создадим именованную формулу для определения позиции, выбранной пользователем страны, в диапазоне Список_Стран =ПОИСКПОЗ(таблица!B5;Список_Стран;0) . Перед созданием формулы нужно сделать активной ячейку С5 на листе Таблица .

Создадим Именованные константы МаксСтран равную 20 и МаксГородов равную 30. Константы соответствует максимальному количеству стран в регионе и, соответственно, максимальному количеству городов в стране. Эти значения произвольны и их можно изменить.

Создадим именованный диапазон Выбранный_Регион для определения диапазона на листе Страны , содержащего страны выбранного региона:

Теперь, например, при выборе региона Америка функция СМЕЩ() вернет ссылку на диапазон страны!$B$2:$B$20

Создадим аналогичный диапазон Выбранная_Страна для определения диапазона на листе Города , содержащего города выбранного региона: =СМЕЩ(города!$A$2;;Позиция_страны;МаксГородов)

Создадим две последние именованные формулы Страны и Города : =СМЕЩ(страны!$A$2;;Позиция_региона;СЧЁТЗ(Выбранный_Регион)) =СМЕЩ(города!$A$2;;Позиция_страны;СЧЁТЗ(Выбранная_Страна))

Эти формулы нужны для того, чтобы в выпадающих списках не отображались пустые строки.Наконец сформируем связанный выпадающий список для ячеек из столбца Страна налисте Таблица .

  • выделяем диапазон B5:B22 налисте Таблица ;
  • вызываем инструмент Проверка данных ,
  • устанавливаем тип данных Список ,
  • в поле Источник вводим: =Страны .

Также создадим связанный выпадающий список для ячеек из столбца Город (диапазон С5:С22 , в поле Источник вводим: =Города )

На листе Таблица после выбора Региона и Страны теперь есть возможность выбора Города .

Для добавления новых Регионов и их Стран достаточно ввести новый Регион в столбец A (лист Страны ), в строке 1 автоматически отобразится соответствующий заголовок. Под появившимся заголовком в строке 1 введите страны нового Региона .Для добавления новых Городов, на листе Города в строке 1 найдите нужное название страны (оно автоматически появится там после добавления страны на листе Страны ). Под этим заголовком введите название города.

СОВЕТ: В этой статье города (и страны) размещены в нескольких столбцах. Обычно однотипные значения размещают в одном столбце (списке). В статье Многоуровневый связанный список в MS EXCEL на основе таблицы все исходные данные размещены на одном листе, а однотипные данные (названия городов) — в одном столбце. Это облегчает написание формул и позволяет создать списки с большим количеством уровней иерархии (4-6).

Читать еще:  Проверить равномерность распределения в excel

Как сделать иерархию в excel?

Дата: 31 января 2017 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру.

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

  1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
  2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура. В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

  1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

  1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо). Будет создана группировка

  1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5. В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки. Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру.

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Часть 1 Как автоматически создать структуру

Откройте таблицу Excel. Для этого дважды щелкните по Excel-файлу.

Щелкните по вкладке Данные. Она находится в левой части ленты инструментов, которая в свою очередь расположена в верхней части окна Excel. Откроется панель инструментов «Данные».

Щелкните по направленной вниз стрелке рядом с опцией Группировать. Вы найдете эту опцию справа на панели «Данные». Откроется выпадающее меню.

Нажмите Создание структуры.

Эта опция находится в выпадающем меню «Группировать».Файл:Group and Outline Excel Data Step 4 Version 2.jpg

  • Если появилось сообщение «Невозможно создать структуру документа», формула, которой подчиняются данные, не совместима с функцией структурирования. В этом случае создайте структуру вручную (читайте следующий раздел).
  • Скройте данные. Нажмите кнопку «» в верхней или левой части таблицы Excel, чтобы скрыть сгруппированные данные. В большинстве случаев это действие приведет к отображению только последней строки с данными.

    Удалите структуру (если нужно). Нажмите «Разгруппировать» (справа от опции «Группировать»), а затем в выпадающем меню нажмите «Удалить структуру». Так вы отобразите данные, которые были сгруппированы и скрыты.

    Часть 2 Как создать структуру вручную

    Выделите данные. Щелкните и удерживайте верхнюю левую ячейку нужных данных, а затем перетащите курсор в нижнюю правую ячейку нужных данных.

    Щелкните по вкладке Данные. Она находится в левой части ленты инструментов, которая в свою очередь расположена в верхней части окна Excel.

    Щелкните по Группировать. Вы найдете эту опцию справа на панели «Данные».

    Нажмите Группировать. Эта опция находится в выпадающем меню «Группировать».

    Выберите способ группирования. Нажмите «Строки», чтобы сгруппировать данные по вертикали, или нажмите« «Столбцы», чтобы сгруппировать данные по горизонтали.

    Щелкните по OK. Эта кнопка находится в нижней части всплывающего окна.

    Скройте данные. Нажмите кнопку «» в верхней или левой части таблицы Excel, чтобы скрыть сгруппированные данные. В большинстве случаев это действие приведет к отображению только последней строки с данными.

    Удалите структуру (если нужно). Нажмите «Разгруппировать» (справа от опции «Группировать»), а затем в выпадающем меню нажмите «Удалить структуру». Так вы отобразите данные, которые были сгруппированы и скрыты.

  • Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector