Oc-windows.ru

IT Новости из мира ПК
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как в презентацию вставить файл excel

Как в презентацию вставить файл excel

Информация о сайте

Инструменты и настройки

Excel Windows
и
Excel Macintosh

Вопросы и решения

Работа и общение

Работа форума и сайта

Функции листа Excel

= Мир MS Excel/Статьи об Excel

  • 1
  • 2
  • 3
  • Приёмы работы с формулами [13]
    Инструменты Excel [4]
    Форматирование [1]
    Примечания [1]
    Гиперссылки [1]
    Excel для Windows и Excel для Mac OS [2]

    Любая презентация выглядит эффектнее и нагляднее, если в ней присутствуют такие элементы как таблицы и диаграммы. Но встроенные инструменты PowerPoint не имеют таких возможностей и не так удобны, как аналогичные инструменты Excel. Поэтому важно уметь вставить в слайды таблицы и диаграммы, созданные в Excel.

    Сделать это можно с помощью внедрения или связывания.

    Если нам не требуется (а иногда и нежелательно) обновлять в презентации таблицу или диаграмму, полученную из Excel, то используем внедрение. При этом на слайд помещается статическая копия данных, т.е. внедрённый объект становится частью презентации и уже никак не связан с источником данных. Размер файла презентации при этом, естественно, увеличивается.

    Если же нам нужно поддерживать данные, полученные из Excel, в актуальном состоянии, следует использовать связывание. При этом на слайд помещается ссылка на объект Excel, соответственно, при изменении исходной таблицы или диаграммы данные на слайде также изменятся.

    Рассмотрим разные способы связывания и внедрения.

    1. ЧЕРЕЗ БУФЕР ОБМЕНА

    Все мы знаем, что работа с буфером обмена осуществляется с помощью команд Копировать/Вставить. Но следует отметить, что в презентациях действие команды Вставить различается для таблиц и диаграмм.

    Если Вы в файле Excel выделили таблицу, выполнили команду Копировать, перешли на слайд и дали команду Вставить, то таблица вставится как таблица PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, но по умолчанию связь с источником установлена не будет. То есть произойдёт внедрение.

    Если же Вы все те же действия выполните с диаграммой, то диаграмма вставится как диаграмма PowerPoint с возможностью редактирования средствами PowerPoint, и по умолчанию будет установлена связь с источником. То есть произойдёт связывание.

    Если мы хотим изменить параметры вставки, принятые по умолчанию, нам придётся использовать Специальную вставку . Для этого в ыделяем на листе Excel диапазон ячеек или диаграмму, выполняем команду Копировать, переходим на слайд и даём команду Специальная вставка. Размещение этой команды зависит от версии PowerPoint.

    В версиях до PowerPoint 2003 включительно она находится в меню Правка. Начиная с PowerPoint 2007 эту команду можно найти в раскрывающемся списке кнопки Вставить на вкладке Главная.

    Диалоговое окно Специальная вставка выглядит следующим образом:

    если вставляется таблица


    если вставляется диаграмма

    В обоих случаях в этом диалоговом окне можно установить переключатель Вставить/Связать, а также выбрать формат вставляемого объекта.

    Кроме того, начиная с PowerPoint 2010 в контекстном меню присутствует команда Параметры вставки, с помощью которой можно выбрать варианты внедрения или связывания.

    При вставке таблиц доступны только варианты внедрения


    А при вставке диаграмм — как внедрения, так и связывания

    2. СОЗДАНИЕ НОВОГО ОБЪЕКТА

    Чтобы создать на слайде таблицу или диаграмму средствами Excel, на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект,


    для версий старше PowerPoint 2007 выполняем команду меню Вставка — Объект


    и в раскрывшемся диалоговом окне ищем в списке строчку Лист Microsoft Excel и нажимаем ОК

    После этого на странице документа мы видим фрагмент листа Excel, а также ленту с вкладками (или меню) Excel.

    Тот же результат получится, если на вкладке Вставка раскрыть список под кнопкой Таблица и выбрать вариант Таблица Excel.

    Таким образом, мы можем внедрить таблицу Excel и работать с ней, используя все возможности этой программы, прямо на слайде.

    Если мы хотим создать внедрённую диаграмму, то в диалоговом окне Вставка объекта на вкладке Создание выбираем строчку Диаграмма Microsoft Excel. В этом случае будет создан не один лист Excel, а два: на первом будет пример диаграммы, а на втором — исходные данные для неё, которые следует заменить своими исходными данными.

    После того как таблица/диаграмма создана, щелчок мыши вне рамки объекта возвращает нас в документ. Если требуется вернуться к редактированию объекта, достаточно сделать по нему двойной щелчок мышкой.

    3. СОЗДАНИЕ ОБЪЕКТА ИЗ ФАЙЛА

    Для этого на вкладке Вставка в группе Текст нажимаем кнопку Объект и в раскрывшемся диалоговом окне ставим переключатель Создать из файла . С помощью кнопки Обзор находим в Проводнике нужный файл Excel. При этом обращаем внимание на флажок Связать. Если он не установлен, то произойдет внедрение таблицы или диаграммы на слайд, если же флажок установить, то будет связывание. Нажимаем ОК.

    На слайд вставляется лист, который был активен при последнем сохранении книги.

    Пожалуй, стоит несколько подробнее остановиться на различиях «в поведении» внедрённых и связанных таблиц и диаграмм, созданных из файла.

    Если объект внедрён, т.е. связь с источником не установлена, то двойной щелчок мыши по объекту приведёт к переходу в режим редактирования. При этом лента (меню) PowerPoint заменится на ленту (меню) Excel со всеми инструментами, но сам внедрённый объект мы будем видеть на слайде в характерной штриховой рамке.

    Если же таблица или диаграмма связана с источником, то при двойном щелчке мышкой для редактирования откроется файл-источник в отдельном окне Excel.

    После изменений, внесенных в файл-источник, мы его сохраняем, и тогда эти изменения отражаются на слайде в связанной таблице или диаграмме.

    Изначально PowerPoint подгоняет размеры вставляемой таблицы или диаграммы таким образом, чтобы они полностью разместились на слайде. Из-за этого большие таблицы могут быть настолько уменьшены, что окажутся нечитаемыми. Если мы хотим, например, чтобы на слайде отобразилась часть таблицы, то следует научиться изменять размеры отображаемого объекта. Размерами внедрённого объекта управляют с помощью размерных маркеров по углам и по серединам сторон рамки выделения. Кроме того, такие же размерные маркеры доступны, если войти в режим редактирования внедренного объекта.

    В чём отличие? Если Вы перемещаете размерные маркеры, находясь в режиме редактирования внедренного объекта, то Вы увеличиваете/уменьшаете количество видимых строк/столбцов.

    Если же Вы ту же самую операцию делаете, не входя в режим редактирования, то Вы просто растягиваете/сжимаете рисунок.

    Совет. Если Вы планируете внедрять диаграмму в документ, то лучше расположить её на отдельном листе.

    При открытии файла со связанными таблицами или диаграммами появляется диалоговое окно с предложением обновить связи.

    Если вы не уверены в надёжности источника связанных файлов, нажмите Отмена.

    Если выбран вариант Обновить связи, то данные в презентации обновятся в соответствии с последними изменениями в книге Excel.

    Чтобы установленная связь работала, требуется, чтобы файл с электронной таблицей не переименовывался и не перемещался. Если всё же такое произошло, то чтобы заново прописать путь к источнику, можно воспользоваться диалоговым окном Связи .

    Как видим, в этом диалоговом окне есть возможность Изменить источник , а также Разорвать связь , если таковая больше не требуется. Кроме того, здесь же можно выбрать способ обновления связи: автоматически или вручную .

    В версии до PowerPoint 2007 это диалоговое окно открывается при выполнении команды меню Правка — Связи.

    В PowerPoint 2007 его можно открыть, нажав кнопку Office и выбрав команду Подготовить — Изменить ссылки на файлы.

    Начиная с PowerPoint 2010 для этого выбираем вкладку Файл — Сведения — Связанные документы — Изменить связи с файлами.

    Добавление листа Excel в PowerPoint

    Если вы используетеPowerPoint 2013 или более новую версию, вы можете связать данные из сохраненного листа Excel с PowerPoint презентацией. Таким образом, если данные на листе изменяются, вы можете легко обновить ее в PowerPoint презентации.

    Связывание всего листа Excel с PowerPoint

    В PowerPoint на вкладке Вставка нажмите кнопку Объект.

    В диалоговом окне Вставка объекта выберите пункт Создать из файла.

    Нажмите кнопку Обзор, а затем найдите книгу Excel с нужными данными в окне Обзор.

    Прежде чем закрывать окно Вставка объекта, установите флажок Связать и нажмите кнопку ОК.

    Важно: Связанный объект в презентации отображает все данные из активного листа в связанной Excel книге. При сохранении Excel книги убедитесь, что лист, который вы хотите вставить в презентацию, отображается при первом открытии книги.

    Связывание части данных в Excel с PowerPoint

    В Excel откройте сохраненную книгу с данными, которые вы хотите вставить и добавить в нее ссылку.

    Наведите указатель мыши на область данных, на которую вы хотите добавить ссылку, в PowerPoint и на вкладке Главная щелкните или нажмите кнопку Копировать.

    В PowerPoint выберите слайд, на который нужно вставить скопированные данные листа.

    На вкладке Главная нажмите стрелку под кнопкой Вставить и выберите пункт Специальная вставка.

    В окне Специальная вставка установите переключатель Связать, а затем в поле Как выберите пункт Лист Microsoft Excel.

    Копирование и вставка (разрыв связей) Excel данные в PowerPoint

    В таком случае данные Excel не будут связаны с презентацией PowerPoint. Данные копируются с листа Excel и вставляются в презентацию. Лист не будет автоматически отправлять обновления в PowerPoint.

    Откройте в Excel книгу с данными, которые нужно скопировать.

    Выделите область данных, которые нужно скопировать, а затем на вкладке Главная нажмите кнопку Копировать.

    В PowerPoint выберите слайд, на который нужно вставить скопированные данные листа.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставка.

    В разделе Параметры вставкивыберите один из указанных ниже вариантов. Наведите указатель мыши на каждый из вариантов вставки , чтобы увидеть, как будет выглядеть изображение.

    Используйте конечные стили , чтобы скопировать данные в виде таблицы PowerPoint в формате презентации.

    Сохранение исходного форматирования для копирования Excel данных в виде таблицы PowerPoint в формате листа

    Внедрить , чтобы скопировать данные в виде сведений, которые можно редактировать в Excel позже

    Рисунок , чтобы скопировать данные в виде рисунка, который невозможно изменить в Excel

    Сохранение только текста для копирования всех данных в одну надпись

    См. также

    Вставка связанного листа

    Чтобы вставить сохраненный Excel лист на слайд PowerPoint, выполните указанные ниже действия.

    Важно: Связанный объект в презентации отображает все данные из активного листа в связанной Excel книге.

    В PowerPoint 2010 на вкладке Вставка в группе текст нажмите кнопку объект.

    В диалоговом окне Вставка объекта выберите пункт Создать из файла.

    Нажмите кнопку Обзори в диалоговом окне Обзор найдите и выберите книгу Excel, содержащую данные, которые вы хотите вставить, и нажмите кнопку ОК.

    В диалоговом окне Вставка объекта выберите пункт ссылка , а затем нажмите кнопку ОК.

    Чтобы изменить связанный Excel лист, выполните одно из указанных ниже действий.

    Чтобы изменить данные в Excel, щелкните объект на слайде правой кнопкой мыши, наведите указатель на объект связанный листи выберите команду изменить.

    Чтобы обновить данные на слайде в соответствии с данными в исходном файле Excel, щелкните правой кнопкой мыши объект на слайде и выберите команду Обновить ссылку.

    Вставка выделенного фрагмента на лист

    Чтобы вставить и связать данные из сохраненного Excel листа, выполните указанные ниже действия.

    В Excel откройте книгу с данными, которые нужно вставить.

    Выделите и скопируйте нужные данные.

    Сочетание клавиш Для копирования данных можно нажать клавиши CTRL + C.

    В PowerPoint 2010 щелкните слайд, на который нужно вставить скопированные данные листа.

    На вкладке Главная в группе буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставитьи выберите команду Специальная Вставка.

    В диалоговом окне Специальная Вставка в разделе каквыберите объект лист Microsoft Excel.

    Установите флажок Вставить ссылку и нажмите кнопку ОК.

    Чтобы изменить выделение ячеек на связанном листе Excel, выполните одно из указанных ниже действий.

    Чтобы изменить данные в Excel, щелкните объект на слайде правой кнопкой мыши, наведите указатель на объект связанный листи выберите команду изменить.

    Чтобы обновить данные на слайде в соответствии с данными в исходном файле Excel, щелкните правой кнопкой мыши объект на слайде и выберите команду Обновить ссылку.

    Копирование выделенных ячеек на слайд

    Чтобы вставить копию выделенных данных Excel на PowerPoint слайд, выполните указанные ниже действия.

    Примечание: Данные, скопированные и вставленные на PowerPoint ный слайд, не обновляются автоматически при изменении данных в книге Excel. Чтобы связать данные на PowerPoint слайде с исходным источником данных Excel, ознакомьтесь с разделом «Вставка связанного выделения с листа».

    В Excel откройте книгу, содержащую данные, которые вы хотите скопировать.

    Выделите и скопируйте нужные данные.

    Сочетание клавиш Для копирования данных можно нажать клавиши CTRL + C.

    В PowerPoint 2010 щелкните слайд, на который нужно вставить скопированные данные листа.

    На вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку под кнопкой Вставка.

    В разделе Параметры вставкивыполните одно из указанных ниже действий.

    Нажмите кнопку Сохранить исходное форматирование , чтобы скопировать данные в виде таблицы PowerPoint, но сохранить внешний вид исходного листа Excel.

    Выберите использовать конечный стильs, если вы хотите скопировать данные в таблицу PowerPoint, но хотите, чтобы она предполагала внешний вид PowerPoint презентации.

    Нажмите кнопку внедрить , чтобы скопировать данные в виде сведений, которые можно редактировать в PowerPoint.

    Если вы хотите скопировать данные как нередактируемый рисунок, выберите Рисунок .

    Установите флажок сохранять текст только в том случае, если нужно скопировать все данные в одно текстовое поле.

    См. также

    Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

    Как вставить Excel в презентацию

    Продолжаю рассказывать о хаках и настройках Microsoft Office. Не то, чтобы я разбирался в них всех, но, те задачи, которые приходится решать в повседневной жизни, стараюсь выкладывать здесь. Недавно говорил о горячих клавишах Word, сейчас о том, как вставить лист Excel в презентацию Power Point.

    Связывание и вставка Excel

    Есть три варианта:

    • Первый — просто скопировать эти данные из электронной таблицы и затем вставить в целевой документ. Да, он работает, но преобразует данные в обычную таблицу Power Point.
    • Если вы связываете лист Excel с презентацией, а исходный лист Excel поддерживает соединение. Если вы обновите файл Excel, эти обновления автоматически отразятся в презентации.
    • Когда вы вставляете лист Excel в презентацию, это соединение нарушается. Обновление исходного листа Excel автоматически не обновляет данные в целевой презентации.

    Преимуществом связывания документа кроме изменяемости данных, несомненно является меньший размер файла презентации, и, соответственно, более быстрая его загрузка. Но, конечно, эти файлы должны находиться в одной директории.

    Как связать или вставить лист Excel в Microsoft PowerPoint

    Для начала нужно открыть оба документа в Excel и Power Point, подготовить, что вставлять или связывать, и куда.

    Выберете те ячейки, которые хотите вставить в презентацию и нажмите CTRL+C и переходим в документ PowerPoint.

    Ставим курсор в то место, куда хотите поместить лист из Excel и нажимайте CTRL+ALT+V или мышкой в интерфейсе.

    Теперь нужно просто вставить или связать, ставим точку соответственно. Конечно, нужно выбрать Объект Лист Microsoft Excel и нажимаем Ok.

    Если связали данные Excel, нельзя редактировать его в PowerPoint. Можно дважды щелкнуть по нему, чтобы открыть исходный файл электронной таблицы. И любые обновления которые вы сделаете внутри таблицы, затем отражаются в презентации.

    Если встроенные данные Excel, то можно редактировать его прямо в презентации. Стоит только кликнуть по нему два раза и данные приобретут вид Excel и его функции будут доступны внутри презентации. И это здорово! У меня был кейс, где я это делал на лету прямо во время презентации.

    презентация PowerPoint из Excel

    Можно ли в ’03, или ’10 MSOffice из Excel автоматически конвертировать данные в презентацию PowerPoint?

    Приходится работать с большим обемом данных, которые удобно тречить в xls. При проведении презентаций на основе этих данных нужна не вся информация, а, например, из отдельно выбранных строк, колонок, ячеек. Копирование и редактирование и форматирование данных из xls в ppt занимает много времени. Как организавать автоматически презентацию в РРТ в заранее подгатовленный шаблон с предустановленным форматом?

    Сведения о вопросе

    Автоматически конвертировать данные в презентацию не получится.

    Попробуйте использовать в Power Point 2010 Вставка — нажмите Таблица, выбеирите Таблица Excel, скопируйте данные ячеек из документа Excel 2010, в Power Point 2010 нажмите правой кнопкой мыши в вставленной таблице Excel и выберите в параметрах вставки Вставить связь — это позволит изменять значения в Power Point 2010 автоматически, если они изменятся в Excel 2010.

    Связь с файлами Excel в PowerPoint.

    «Как сделать так, чтобы изменения данных сделанные в файле Excel автоматически вносились на графики в презентации?»

    Настроить обновление данных графиков в PowerPoint с помощью связи с файлом Excel.

    1. Копируем график построенный в Excel в буфер обмена.

    2. В PowerPoint на вкладке «Главная» выбираем пункт меню «Вставить -> Специальная вставка»

    3. В открывшемся окне выбираем действие «Связать» и видим описание результата действия: «Вставляет рисунок содержимого буфера обмена. Вставка связи создает ссылку на исходный файл так, что изменения в исходном файле отражаются в презентации».

    Для того, чтобы обновить данные достаточно кликнуть на график правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт «Обновить связь».

    Если в презентации есть связанные файлы, то при каждом новом открытии PowerPoint будет выводить вот такое окно с предупреждением и возможностью обновить все связанные данные одновременно.

    Чтобы убрать связь графика с файлом Excel:

    в PowerPoint 2007 нужно щелкнуть кнопку «Office» в левом верхнем углу экрана и выбрать пункт меню «Подготовить -> Изменить ссылки на файлы»,

    в PowerPoint 2010 аналогичную кнопку вы найдете в меню «Файл -> Сведения» в правом нижнем углу экрана.

    В открывшемся окне выбрать ссылку на файл и кликнуть «Разорвать связь».

    Будьте внимательны! После того как связь с файлом будет разорвана, соответствующий график в PowerPoint преобразуется в изображение. То есть возможность изменять график полностью теряется.

    Читать еще:  Легендой диаграммы ms excel является ются
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector