Oc-windows.ru

IT Новости из мира ПК
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Операции с рабочими листами excel

1. Основные приемы работы с табличным процессором MS Excel

Основными типами файлов, с которыми работает Excel , являются рабочая книга и файл шаблона, имеющие расширения . XLS и . XLT , соответственно.

После запуска Excel автоматически создает новую рабочую книгу с именем Книга1 , состоящую из рабочих листов с именами Лист1 , Лист2 , … .

Создание новой рабочей книги:

· выбор команды Файл/Создать;

· кнопка на панели инструментов Стандартная.

Каждое из перечисленных действий приводит к появлению диалогового окна Создание документа.

Открытие существующей рабочей книги:

· выбор команды Файл/Открыть;

· кнопка на панели инструментов Стандартная.

В результате на экране появится диалоговое окно Открытие документа.

Сохранение рабочей книги:

· выбор команды Файл/Сохранить ( Файл/Сохранить как…);

· кнопка на панели инструментов Стандартная.

Закрытие рабочей книги:

· выбор команды Файл/Закрыть;

· кнопка в заголовке активного окна.

Excel также как и все приложения, входящие в состав Microsoft Office представляет собой многооконное приложение. Для переключения из одного окна в другое используется меню Окно. Это меню содержит список из всех открытых файлов.

1.2 Операции с рабочими листами

Последовательный переход от одного рабочего листа к другому осуществляется при помощи кнопок прокрутки ярлычков.

Рабочие листы можно переименовывать, копировать, перемещать, удалять (используя контекстное меню ярлычков, Рис.1.1) и скрывать ( Формат/Лист/Скрыть).

Рис. 1.1 . Контекстное меню ярлычков

Вставка нового листа осуществляется щелчком правой кнопки мыши на ярлычке листа, перед которым необходимо вставить новый лист. Выбор команды Вставка в раскрывшемся контекстном меню открывает диалоговое окно Вставка, в котором следует выбрать тип вставляемого листа ( Лист, Диаграмма и т.д.). Новый рабочий лист можно вставить и с помощью команды Вставка/Лист.

1.3 Редактирование содержимого таблицы

Большинство команд Excel оперируют с активной ячейкой или выделенным диапазоном ячеек (составляет единый прямоугольник). Для выделения диапазона надо щелкнуть мышкой по одной из угловых ячеек диапазона и протянуть курсор при нажатой левой кнопке мыши по остальным ячейкам диапазона, или используя Shift и клавиши перемещения курсора. Для выделения столбца или строки надо щелкнуть мышью по заголовку столбца или номеру строки. Для выделения несмежного диапазона ячеек надо, удерживая нажатой клавишу Ctrl , передвигать курсор мыши при нажатой левой кнопке по ячейкам, которые нужно выделить. Ячейки выделенного диапазона отображаются инверсным цветом, за исключением активной ячейки, которая сохраняет обычный цвет и рамку.

Выделенный фрагмент можно удалить, очистить, переместить, скопировать.

Прежде чем удалить строки или столбцы, необходимо выделить их и выполнить команду Правка/Удалить, которая приводит к появлению диалогового окна Удаление ячеек, где можно указать, что необходимо удалить: ячейку, строку или столбец; при этом удаление ячейки возможно двумя способами: со сдвигом влево и со сдвигом вправо (Рис.1.2.).

Рис. 1.2 . Диалоговое окно Удаление ячеек

Для очистки содержимого ячеек необходимо выделить ячейки, строки или столбцы, которые следует очистить и выполнить команду Правка/Очистить, а затем Все, Содержимое, Форматы или Примечания.

Для перемещения выделенного фрагмента: Правка/Вырезать и Правка/Вставить; для копирования: Правка/Копировать и Правка/Вставить. Команда Правка/Специальная вставка после выполнения команды Правка/Копировать приводит к появлению диалогового окна Специальная вставка (Рис.1.3.), в котором в группе Вставить можно выбрать один из вариантов: значения позволяют копировать таблицу таким образом, что значения, полученные в результате вычисления формул будут скопированы именно как значения (а не как формулы); форматы позволяют скопировать только формат копируемой таблицы; без рамки позволяет вставить таблицу так, что в копии будет отсутствовать рамка. Флажок пропускать пустые ячейки позволяет при копировании не применять существующий формат к пустым ячейкам. Флажок транспонировать позволяет при копировании таблицы произвести ее транспонирование. Щелчок по кнопке Вставить связь позволяет при копировании таблицы для всех ячеек (включая пустые) установить связи с адресами ячеек исходной таблицы.

Рис. 1.3 . Диалоговое окно Специальная вставка

Для добавления строк (столбцов) необходимо выделить строку (столбец), перед которой необходимо добавить строку (столбец) и выполнить команду Вставка/Строки ( Вставка/Столбцы). Если выделить несколько строк (столбцов), то единовременно будет добавлено столько строк (столбцов) сколько выделено.

1.4 Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, Excel содержит средства автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относится: автозавершение и автозаполнение ячеек.

Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку, Excel проверяет соответствие введенных символов символам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжить, не обращая внимание на предлагаемый вариант.

Excel позволяет автоматически заполнять ячейки – это дает возможность избежать рутинной процедуры ввода данных вручную. Для того, чтобы заполнить строку или столбец повторяющимися значениями, надо:

· ввести в ячейку значение, которым нужно заполнить строку или столбец и снова щелкнуть эту ячейку;

· подвести указатель мыши к маркеру заполнения (Рис.1.4) и удерживая левую кнопку мыши, протащить указатель, принявший вид крестика, по нужным ячейкам строки или столбца.

Арифметическая прогрессия – последовательность чисел, в которой каждое следующее число отличается от предыдущего на одно и то же значение. Например: 1, 2, 3, 4, …; или 9, 6, 3, 0, -3, … . Автозаполнение арифметической прогрессией удобно для нумерации списков. Для этого нужно:

· ввести в ячейку значение первого члена арифметической прогрессии; в соседнюю ячейку строки или столбца ввести второй член арифметической прогрессии;

· выделить обе ячейки и удерживая левую кнопку мыши, протащить маркер заполнения вправо или вниз.

Другой способ заполнения прогрессией заключается в выполнении команды Правка/Заполнить/Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия (Рис.1.5) выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК процессор Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.

Рис. 1.5 . Диалоговое окно Прогрессия

Excel позволяет вводить в таблицу часто повторяющиеся списки и последовательные даты. Для этого необходимо ввести первый элемент списка или первую дату (в какой-либо форме) и воспользоваться маркером заполнения.

В Excel можно создавать собственные списки. Для этого используется команда Сервис/Параметры вкладка Списки (Рис.1.6.). Чтобы создать собственный список необходимо: выбрать список с именем НОВЫЙ СПИСОК, в поле элементы списка ввести элементы создаваемого списка (для разделения элементов списка нажимать клавишу Enter ), кнопка Добавить.

Рис. 1.6 . Диалоговое окно Параметры

1.5 Закрепление областей

Рабочие листы часто имеют заголовки столбцов и строк. При прокрутке таблицы, если таблица большая, эти заголовки могут исчезнуть с экрана. Для закрепления столбца или строки надо поместить табличный курсор под строку или вправо от столбца, который нужно закрепить, и выполнить команду Окно/Закрепить область. Excel вставляет темную рамку для пометки закрепленной строки и столбца. Эта строка и столбец остаются видимыми при перемещении по всему листу.

1.6 Защита и скрытие данных в таблице

Для защиты от изменений активного листа или всей книги используется команда Сервис/Защита/Защитить лист или Сервис/Защита/Защитить книгу. В результате на экране появится диалоговое окно, в котором можно выбрать, что нужно защищать (содержимое ячеек, графические объекты), задать пароль.

Иногда требуется скрыть некоторые данные в таблице на листе или весь лист. Для скрытия строк (столбцов) необходимо выделить строки (столбцы) и выполнить команду Формат/Строка/Скрыть ( Формат/Столбец/Скрыть). Для отображения скрытых строк (столбцов) необходимо выделить строки (столбцы), между которыми находятся скрытые и выполнить команду Формат/Строка/Скрыть ( Формат/Столбец/Скрыть). Для скрытия листов необходимо выполнить команду Формат/Лист/Скрыть. Для отображения листа необходимо выполнить команду Формат/Лист/Отобразить и в диалоговом окне Вывод на экран скрытого листа выбрать имя листа, который необходимо отобразить. При скрытии данных и листов они не исчезают, а просто становятся недоступными для просмотра.

Основные операции с листами

MICROSOFT EXCEL 2010

Microsoft Office Excel 2010 представляет собой мощный табличный процессор.

Основными возможностями применения Excel 2010 являются:

· решение числовых задач, требующих больших вычислений (создание отчетов, анализ результатов);

· организация списков (создание и использование сложно структурированных таблиц);

· доступ к данным других типов (возможность импортирования данных из множества различных источников);

· создание рисунков и схем (использование фигур и объектов SmartArt);

· автоматизация сложных задач (с использованием макросов).

В окне Microsoft Excel 2010, как и в других программах MS Office 2010, используется новый ленточный интерфейс. В верхней части окна расположена лента со вкладками инструментов, панель быстрого доступа, строка заголовка. Под лентой меню расположена строка, в которой отображается название активной ячейки, а также строка ввода формул или содержимого выделенной ячейки. В нижней части окна расположена строка состояния, которая содержит различного рода вспомогательную информацию по работе с программой.

Панель быстрого доступа

Читать еще:  Как написать формулу суммы в excel

На панели размещены кнопки наиболее часто выполняемых операций. По умолчанию это: Сохранить, Отменить ввод, Повторить ввод. На панель могут быть добавлены кнопки из раскрывающегося по кнопке списка настройки, либо любые другие команды при использовании пункта Другие команды →Панель быстрого доступа.

Лента главного меню

Лента главного меню включает в себя вкладки: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид, Разработчик (если вкладка не отображается, следуетвыбрать Файл→ Параметры настройка ленты→ включить в правой части окна Настройка ленты отображение вкладки Разработчик (поставить галочку). Каждая вкладка содержит группы инструментов, предназначенных для выполнения определенного класса задач. Также существуют специализированные вкладки, которые появляются в ленте меню на время работы с определенными объектами.

На панелях инструментов вкладок вынесены наиболее часто используемые кнопки. Другие нужные команды группы можно вызвать, нажав на небольшую стрелку в правом нижнем углу определенной группы. Это позволит вызвать диалоговое окно, содержащее все команды данной группы. При наведении курсора на кнопки инструментов появляется всплывающая подсказка, которая информирует об их предназначении.

Вкладка (меню) ФайлМеню содержит команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть, Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для настройки Excel (Справка, Параметры).

Вкладка Главная состоит из следующих групп инструментов, позволяющих осуществлять базовые операции по редактированию и оформлению текста в ячейках, форматированию самих ячеек и работе с ними:

· буфер обмена (позволяет осуществлять копирование, вставку, специальную вставку, удаление, формат по образцу);

  • шрифт (позволяет задавать разнообразные параметры шрифта, заливки и границ ячеек);
  • выравнивание (позволяет устанавливать выравнивание текста в ячейках по горизонтали и вертикали, направление и перенос текста, объединение/разъединение ячеек);
  • число (используется для задания формата отображения значений ячейки, регулирования разрядности числовых значений);
  • стили (позволяет задавать разнообразные параметры стилей оформления ячеек, условное форматирование);
  • ячейки (позволяет выполнять операции вставки, удаления, формата ячеек, строк, столбцов, листов, а также выставлять параметры защиты различных объектов);
  • редактирование (предназначена для вставки функций в формулы, задания прогрессии, сортировки и фильтрации, очистки содержимого ячеек, поиска и выбора различных объектов листа).

Вкладка Вставка состоит из групп, позволяющих осуществлять вставку различных элементов:

  • таблицы (позволяет создать на листе новый объект – таблицу, для управления связанными данными и их анализа; вставить сводную таблицу и диаграмму);
  • иллюстрации (позволяет вставлять рисунки, клипы, фигуры, объекты SmartArt);
  • диаграммы (позволяет вставлять на листы диаграммы и форматировать их),
  • связи (позволяет осуществить вставку гиперссылок);
  • текст (позволяет вставить предварительно отформатированные надписи, объекты WordArt, специальные символы, колонтитулы и другие объекты).

Вкладка Разметка страницы состоит из групп инструментов, ориентированных на установку и настройку различных параметров разметки страницы:

  • темы (изменение вида оформления электронной таблицы, в том числе, цветов, шрифтов, эффектов);
  • параметры страницы (выбор размеров полей, ориентации и размера бумаги, добавление в документ разрывов страниц, включение режима печати заголовков таблицы, задание подложки листов);
  • вписать (изменение масштаба документов, задание распределения таблицы на определенное количество листов при печати);
  • параметры листа (задание вида отображения данных на листе);
  • упорядочить (корректировка параметров размещения выделенного объекта на листе, привязка к сетке).

Вкладка Формулы состоит из групп инструментов по созданию и использованию формул на листах таблицы:

  • библиотека функций (используется для вставки функций различных типов);
  • определенные имена (задание и использование имен для более удобной работы ячейками в формулах);
  • зависимости формул (нахождение зависимостей и проверка формул);
  • вычисление (задание пересчета формул).

Вкладка Данные состоит из групп инструментов для различных операций с данными:

  • получить внешние данные (импорт данных из различных приложений);
  • подключения (интерактивный сбор данных);
  • сортировка и фильтр (расширенные возможности сортировки и отбора данных);
  • работа с данными (проверка, объединение данных, подбор заданных параметров, удаление повторяющихся значений);
  • структура (группировка и подведение итогов).

Вкладка Рецензирование состоит из следующих групп:

  • правописание (проверка орфографии, грамматики, использование справочников, перевод выделенного текста на другой язык);
  • примечания (создание, редактирование и удаление примечаний к ячейкам);
  • изменения (настройка параметров защиты листов и книг).

Вкладка Вид состоит из следующих групп инструментов, предназначенных для настройки режимов просмотра документов:

  • режимы просмотра книги (просмотр документов в различных видах);
  • показать или скрыть (дополнительные элементы настройки отображения элементов окна);
  • масштаб (изменение масштаба книги и ее частей);
  • окно (открытие нового окна, упорядочивание и управление открытыми окнами, разделение текущего окна на два окна для одновременного просмотра разных частей документа);
  • макросы (работа с макросами в таблицах).

Создание новой книги

Все создаваемые в Excel файлы называются книгами, они состоят из множества рабочих листов и имеют расширение .XLSX (если книга не содержит макросы) и .XLSM (если книга содержит макросы). Для создания новой книги также предназначен пункт Создать вкладки (меню) Файл. При его выборе появляется окно Доступные шаблоны. В его левой части необходимо указать категорию шаблонов, на основе которых будет создана книга.

Основные операции с листами

Каждая рабочая книга в Excel состоит из рабочих листов. Лист состоит из ячеек, образующих строки и столбцы. На одном листе может содержаться

1 048 576 строк и 16 384 столбцов.

Для активизации листа нужно нажать на его название в группе ярлыков листов, либо на кнопки со стрелками для перехода к нужному листу

Листы можно добавлять, удалять, перемещать, копировать, переиме­новывать, выделять, задавать цвет для ярлыка. Для этого можно воспользоваться соответствующей командой из контекстного меню по нажатию правой кнопки мыши на ярлыке листа

ОПЕРАЦИИ С РАБОЧИМИ ЛИСТАМИ

Вставка/удаление листа может быть осуществлена с помощью меню Правка+Удалить лист и Вставка+Лист. Можно выполнять эти действия и с помощью мыши, для чего следует щелкнуть ее правой кнопкой на вкладке листа внизу экрана. В появившемся меню есть пункты Удалить и Добавить. Последний вызывает окно Вставка, где во вкладке Общие имеется пиктограмма Лист, двойной щелчок на которой создаст новый лист с очередным номером. При необходимости удалить сразу несколько листов, следует их сначала последовательно выделить, клавишу Ctrl.

Переименование листа. По умолчанию листы в книге получают безликие имена вида Лист1, Лист2, Лист3 и т. д. При наполнении листа конкретными данными, естественно, возникает желание дать ему имя, отражающее его назначение, например имя Зарплата. Самый простой способ переименования листов реализуется мышью для чего следует дважды щелк­нуть на вкладке листа внизу экрана и ввести новое имя непосредственно сю­да. Другой способ – щелчок правой кнопкой для вызова контекстного меню.

Перемещение листа. При первоначальном создании таблиц листы в книге могут располагаться случайным образом. В последствии у вас появится желание расположить их вкладки в удобном порядке. Это легко сделать, как показано ниже (слева исходное состояние, справа ­ новое) просто отбуксировав вкладку любого листа в новое место среди других имеющихся вкладок. Будущее положение перемещаемого листа показывает маленький треугольник под буксируемым листом.

Копирование листа может быть осуществлено при выполнении цепочки команд: Выделить все+Копиро­вать+Переме­щение в, предварительно созданный, пустой лист+Вставить, но самый простой способ копирования листа внутри данной книги реализуется мышью при нажатой клавише Ctrl. Новый лист получает прежнее имя, но с очередным номером (2, 3 и т.д.). Например, на рисунке копия Листа1 получила имя Лист1(2).

2.1.9. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в текущей клетке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью. В режиме ввода-редакировантия удерживая курсор принимает форму вертикальной черты ”½”. По завершении ввода следует нажать Enter. При этом курсор переходит на строку ниже. В случае, если ввод производится не по строкам, это оказывается неудобным. Тогда для завершения ввода следует пользоваться клавишами со стрелками. Вообще ввод в клетку считается незаконченным, пока редактируемая клетка не покинута любым способом. При этом большинство средств управления Excel остается недоступными.

Если в процессе редактирования данных обнаружилось, что были допущены ошибки, можно отказаться от изменения данных, нажав клавишу Escape (при условии, конечно, что текущая клетка еще не покинута).

Множественный ввод. Имеется способ ввода данных, совмещенный с копированием. В этом случае сначала выделяются все (не обязательно смежные) ячейки, которые должны содержать одинаковую информацию. После ввода данных в одну текущую клетку и нажатия клавиш Ctrl+Enter, ее содержимое будет автоматически повторено во всех ячейках выделенных областей.

Ввод повторяющихся данных. При заполнении таблицы часто возникает ситуация когда нужно вносить уже введенные ранее данные. Это легко осуществить, нажав клавиши Alt+¯. При этом под курсором возникает список из всех ранее введенных данных, где можно выбрать нужное значение щелчком мыши. Сказанное относится только ко вводу по вертикали и только к текстовым значениям

Наряду с перечисленными средствами копирования/перемещения данных, в панели инструментов имеются соответствующие пиктограммы:

Читать еще:  Функция мопред в excel
кнопка Вырезать. Удаление данных из таблицы с сохранением их в буфере обмена.
кнопка Копировать. Копирование данных из таблицы в буфер обмена.
кнопка Вставить. Извлечение данных из буфера в таблицу.

Использование пиктограмм особенно удобно в случае необходимости перемещения/копирования данных на значительные расстояния или на другой лист (другую книгу). В любом случае нужный блок сначала выделяется, а затем берется в буфер (с изъятием или без) из таблицы. Затем находится нужное место, где и извлекается его содержимое. Осуществляется это в следующей последовательности:

· Выделяется блок-оригинал.

· Нажимается одна из кнопок-пиктограмм копирования в буфер (с удалением или без в зависимости от того, перемещаются или копируются данные).

· Курсор устанавливается в левый верхний угол новой области размещения данных.

· Нажимается кнопка-пиктограмма Вставить.

Аналогичным образом можно скопировать целый рабочий лист. Его выделение осуществляется с помощью кнопки Выделить все.

Копирование/перемещение может быть соединено с преобразованием данных, если для этого воспользоваться не пиктограммой Вставить, а меню Правка+Специальная вставка или контекстным меню (пункт Специальная вставка). Они вызовут окно, изображенное на рис. 2.1-12.

Здесь в разделе Вставить можно указать, что именно будет вставлено: все, только формулы, только значения (формулы отображаются своими результатами), только форматы и т.д.

ФИОднейзарплатаФИОПетрИванОлег
Петрдней
Иванзарплата
ОлегРис. 2.1-13

В разделе Операция можно установить, какой результат будет получен в месте вставки. Данные, содержащиеся в буфере, могут быть подсуммированы к данным, уже имеющимся на листе (сложить). Могут быть выполнены и другие арифметические операции. Если установлен флаг пропустить пустые ячейки, копируемые клетки, не содержащие данных, не будут участвовать в операции.

Здесь легко осуществить очень трудоемкое действие – транспонировать таблицу (поменять местами строки и столбцы), как показано на рис. 2.1-13 (слева исходная таблица, справа – транспонированная).

Кнопка Вставить связь используется для копирования в текущий лист ссылок из других листов и книг. Пусть мы хотим отобразить в некоторой книге данные, содержащиеся в клетке B4 Листа1 из Книги1. Для этого следует взять эту клетку в буфер обмена, перейти в нужную книгу и нужную позицию и, воспользовавшись окном Специальная вставка, нажать кнопку Вставить связь. Мы обнаружим, что в активной клетке появилось выражение =[Книга1]Лист1!$B$4. Теперь в этой ячейке будет отображаться соответствующее значение.

В случае, если после преобразований данных вы обнаружили, что сделали это неправильно, следует немедленно применить средства отката, нажав на клавиши Ctrl+Z, или воспользоваться кнопками отката:

кнопка Отменить. Возврат к старому виду данных после их изменения (возможен откат на глубину до 16-и шагов).
кнопка Вернуть. Отмена отката. Используется, если все-таки вы хотите сохранить отмененные изменения (откат отката).

Каждое нажатие на эти кнопки позволяют осуществлять откат (отмену отката) одного действия. Если вы хотите выполнить отмену сразу нескольких действий, следует нажать соседнюю кнопку 6 , которая откроет перечень, сделанных ранее отмен (до 16-и). Здесь можно указать именно то действие, по которое включительно должны быть сделаны отмены. Откат доступен и через меню Правка.

Виды адресации

Чаще всего в формулах используется описанная выше относительная адресация данных, однако в некоторых случаях применяется так называемая абсолютная адресация. Оба способа указывают на одни и те же объекты. Их особенности проявляются при копировании данных.

ОТНОСИТЕЛЬНАЯ АДРЕСАЦИЯ.Пусть в некоторой ячейке записана, использующая относительную адресацию, формула вида =B4. Если выполнить ее копирование в разные стороны, мы обнаружим (рис. 2.2-1), что копии отличаются от оригинала. При копировании по горизонтали изменяется номер строки, при копировании по вертикали – номер столбца, при копировании по диагонали изменяется и то и другое. Так при копировании в направлении стрелки =B4 изменилось на =Е6. В данном случае адрес столбца (B) получил приращение в три единицы и превратился в E, а адрес строки (4) – в две и превратился в 6. Таким образом, новые адреса – это =(B+3)(4+2)=E6. Обычно такая трансформация вполне отвечает желанию пользователя при копировании данных. Ему не приходится вручную изменять формулы для применения их в новом месте (в другой строке/столбце). Но так бывает не всегда.

АБСОЛЮТНАЯ АДРЕСАЦИЯ.Чтобы предотвратить автоматическое изменение адресов, перед “замораживаемой” координатой следует поставить знак $ и превратить ее абсолютную ссылку. Так, формула вида =$A$1 не будет изменена ни при каком копировании ее в таблице. Знак $ может быть установлен и только перед одной координатой, например, перед номером строки (A$1 – зафиксирован номер строки 1) или столбца ($A1 – зафиксирован номер столбца А). Можно вводить символ $ непосредственно, а можно (в режиме ввода/редак­тирования) с помощью клавиши F4 для текущей ссылки. Последовательное нажатие этой клавиши влечет поочередный ввод знака $ перед элементами адреса. Так, для адреса A1 получим цепочку преобразований A1ð$A$1ðA$1ð$A1ðA1. Т.е. для получения желаемого вида ссылки следует последовательно нажимать F4.

На рис. 2.2-2 изображен пример копирования формул, содержащих относительную (ячейка В2) и абсолютную (С2) ссылки на клетку А1 (слева в виде формул, справа в виде результатов). Видим, что копии формул в В3 и В4 ссылаются не на А1, а на А2 и А3. Копии формул, а следовательно и результаты, в С3 и С4 остались без изменений.

ABCABC
=A1=A$1
=A2=A$1
=A3=A$1

Рис. 2.2-2. Копирование относительных и абсолютных ссылок

Рис. 2.2-1

2.3. Типы данных

ЧИСЛОВЫЕ ДАННЫЕ – это данные, которые состоят из цифр и, возможно, некоторых специальных символов: + — Е е ( ) % /. Вводимые числа хранятся с той точностью, с которой они были введены. Вычисляемые результаты имеют до пятнадцати разрядов, но могут быть представлены пользователем с любой желаемой точностью в этих пределах.

ТЕКСТОВЫМИ ДАННЫМИ система считает данные, которые не распознаются как данные другого типа. В одной клетке возможен ввод до 32000 знаков. Текстовыми данными могут быть и числа, если при вводе им предшествует апостроф, например ‘1223. Такие данные, конечно, не могут участвовать в арифметических операциях.

Если текстовые данные не умещаются в ячейке, они продолжаются в следующих ячейках справа при условии, что они свободны. Если они заняты, будет виден только умещающийся в клетке фрагмент. Текст может автоматически переноситься на следующую строку внутри клетки, если в меню Формат+Ячейка выбрана вкладка Выравнивание, а в ней установлен флаг Переносить по словам. Перенос будет осуществляться целыми словами. Если это невозможно, текст будет разбиваться на строки случайным образом. Существует метод и принудительного разбиения строки в любом месте текста, а не только в конце слова, – это нажатие в нужном месте клавиш Alt+Enter. Такое действие создает новую строку.

ДАТА И ВРЕМЯ. Строго говоря, тип Дата в Excel не существует. Для представления дат используются обычные числа, но отображенные в формате дат. При этом целая часть числа соответствуют дням, месяцам, годам, а дробная – часам, минутам и секундам:

Операции с рабочими листами

Давайте рассмотрим с вами основные методы работы с рабочими листами, которые просто необходимы каждому пользователю. Глубокое знание этих методов позволит вам сделать свою работу более эффективной.

Когда вы открываете новую рабочую книгу в Excel, в ней уже содержится несколько рабочих листов. По умолчанию установлено три рабочих листа, но это значение вы можете изменить. Хотя чистые рабочие листы и не занимают много места в оперативной памяти или на диске, все же большое их количество мешает работе. Поэтому я настоятельно рекомендую вам изменить стандартное значение и сделать так, чтобы в рабочей книге содержался только один рабочий лист. Для этого нужно выполнить команду Сервис-Параметры, выбрать вкладку Общие и изменить значение параметра Листов в новой книге на 1. После этого во всех новых рабочих книгах будет только по одному рабочему листу.

Если считать, что рабочая книга — это блокнот, то рабочие листы представляют собой страницы этого блокнота. Как и в блокноте, вы можете открыть (активизировать) отдельный лист, добавить или удалить определенное количество листов, копировать листы и так далее. Здесь рассмотрим операции, которые вы можете выполнять над рабочими листами.

В данный момент времени активной может являться только одна из рабочих книг. Аналогично, в этой рабочей книге активным может быть только один лист. Для того чтобы активизировать другой лист, достаточно щелкнуть на ярлычке этого листа, который расположен в нижней части окна рабочей книги. Для активизации другого листа можно также использовать следующие комбинации клавиш.
Сtrl+РgUp >. Активизируется предыдущий лист, если он существует.
Сtrl+РgDn >. Активизируется следующий лист, если он существует.

Если в рабочей книге имеется несколько листов, не все их ярлычки могут быть видимы. Для просмотра других ярлычков листов следует воспользоваться кнопками прокрутки.

Читать еще:  Уравнение линии тренда в excel

Ярлычки листов находятся в той же строке что и горизонтальная полоса прокрутки рабочего листа. Чтобы отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков, нужно перетащить разделитель ярлычков в соответствующем направлении.

Обратите внимание, что перетаскивание разделителя изменяет одновременно числа видимых ярлычков и размер горизонтальной полосы прокрутки.

Перетаскивание разделителя позволяет отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков листов. Щелчок правой кнопкой мыши на одной из кнопок прокрутки открывает список всех листов рабочей книги. Вы можете быстро активизировать нужный лист, выбирая его из этого списка.

Существует три способа добавления нового рабочего листа в рабочую книгу.

Выполнить команду Вставка-Лис т.
Нажать комбинацию клавиш .
Щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать из появившегося контекстного меню команду Добавить . На экране появится диалоговое окно Вставка, в котором нужно щелкнуть на пиктограмме Лист.

После выполнения любого из перечисленных выше действий программа вставит в книгу новый лист перед активным листом. Новый лист автоматически становится активным листом. У нового рабочего листа, естественно, будет свой ярлычок, на котором отображается его имя.

Для того чтобы сразу после вставки нового листа добавить в рабочую книгу еще ряд дополнительных листов, нажмите несколько раз комбинацию клавиш — это клавиатурный эквивалент команды Правка-Повторить вставку рабочего листа. При каждом нажатии указанной клавиши в рабочую книгу будет добавляться один лист.

Если вам больше не нужен какой-либо рабочий лист или вы хотите убрать пустой лист из рабочей книги, удалите его. Это можно сделать двумя способами.
Выполнить команду Правка-Удалить лист .
Щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать команду Удалить из контекстного меню . Excel попросит вас подтвердить удаление листа.

Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды, нужно их предварительно выделить. Для этого, удерживая нажатой клавишу , щелкните на ярлычках тех листов, которые вы хотите удалить. Затем удалите листы с помощью одного из описанных выше методов. Для того чтобы выделить несколько соседних листов, щелкните на ярлычке первого листа, нажмите клавишу и щелкните на ярлычке последнего листа.

Операция удаления листа из рабочей книги необратима. Это одно из немногих действий в Excel, которые нельзя отменить.

По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2 и так далее. Обычно листам принято давать более содержательные имена. Чтобы изменить имя листа, воспользуйтесь одним из следующих методов.
Выберите команду Формат-Лист-Переименовать.
Дважды щелкните на ярлычке листа.
Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выберите из контекстного меню команду Переименовать.

После выполнения любого из перечисленных действий Excel выделит ярлычок листа, так что вы сможете отредактировать имя листа или заменить его другим.

Имя листа может состоять максимум из 31 символа, причем пробелы допускаются. В имени листа нельзя использовать следующие символы:
: — двоеточие;
/ — косую черту;
— обратную косую черту;
? — знак вопроса;
* — звездочку.

Хотя Excel позволяет использовать квадратные скобки в именах рабочих листов, лучше их не применять, так как могут возникнуть проблемы в формулах, использующих внешние связи.

Помните о том, что имя будет отображаться на ярлычке листа, и поэтому более длинное имя потребует более широкого ярлычка. Поэтому, если вы будете использовать длинные имена листов, вы сможете увидеть без прокручивания всего несколько ярлычков.

Иногда возникает необходимость изменить порядок следования листов в рабочей книге. Например, если данные по продажам товаров по каждому региону Сводятся на отдельных рабочих листах, то иногда полезно расположить эти листы в алфавитном порядке или в соответствии с объемами продаж. Кроме того, иногда требуется переместить лист из одной рабочей книги в другую.

Если вы хотите переместить рабочий лист из одной рабочей книги в другую, то обе рабочие книги должны быть открыты. Существует два способа перемещения листа.

Выбрать команду Правка-Переместить/скопировать лист .
Щелкнуть на ярлычке листа и перетащить его в нужное место той же или другой рабочей книги. Во время перетаскивания указатель мыши превращается в маленькое изображение листа со стрелкой.

Перетаскивание обычно является самым простым способом, но если в книге много листов, то лучше отдать предпочтение команде меню. Эта команда открывает диалоговое окно, в котором нужно выбрать рабочую книгу и новое положение листа.

Если вы перемещаете рабочий лист в рабочую книгу, в которой уже есть лист с тем же именем, Excel изменит имя так, чтобы сделать его уникальным. Например, имя Лист1 превратится в Лист1 (2).

Вы можете также переместить несколько листов одновременно, предварительно выделив их. Для этого, удерживая нажатой клавишу ,щелкните на ярлычках соответствующих листов.

Вы можете сделать точную копию рабочего листа и поместить ее как в текущую рабочую книгу, так и в другую рабочую книгу. Эта процедура аналогична перемещению листа.

Выберите команду Правка-Переместить/скопировать лист. Затем в диалоговом окне Переместить или скопировать укажите место для копии и убедитесь, что установлен флажок опции Создавать копию (команду Переместить/скопировать можно также выбрать из контекстного меню ярлычка рабочего листа.)

Щелкните на ярлычке, нажмите клавишу и перетащите ярлычок в нужное место той же или другой рабочей книги. Во время перетаскивания указатель мыши превращается в маленькое изображение листа со знаком «плюс» на нем.

В случае необходимости Excel автоматически изменит имя копируемого листа, чтобы сделать его уникальным в данной рабочей книге. При копировании листа в другую рабочую книгу копируются также все имена диапазонов и пользовательские форматы, имеющиеся на этом листе.

Иногда необходимо скрыть рабочий лист. Эта операция полезна в тех случаях, когда вы хотите, чтобы другие не видели его или чтобы он вам не мешал. Когда лист скрыт, его ярлычок тоже спрятан.

Для того чтобы скрыть рабочий лист, выберите команду Формат-Лист-Скрыть. Активный лист (или выделенные листы) скроются из вида. В каждой рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому Excel не позволит вам скрыть все листы рабочей книги.

Чтобы отобразить скрытый лист, выберите команду Формат-Лист-Отобразить. Excel откроет диалоговое окно со списком скрытых листов. Выберите лист, который нужно отобразить, и щелкните на кнопке ОК. В этом диалоговом окне нельзя одновременно выбрать несколько листов, поэтому для каждого листа, который вы хотите отобразить, придется повторить указанную команду.

Excel позволяет изменять масштаб отображения рабочих листов. Обычно стандартным является масштаб 100%. Вы можете изменять «процент увеличения» от 10 (очень мелкий) до 400 (очень крупный). Использование малого процента увеличения (уменьшение масштаба) позволяет увидеть рабочий лист, так сказать, с высоты птичьего полета. Это дает возможность оценить компоновку листа в целом. Увеличение полезно в случае сели у вас плохое зрение и вы испытываете определенные трудности, разбирая цифры продаж, набранные шрифтом размером в 8 пунктов.

Самый простой способ изменения коэффициента масштабирования активного рабочего листа заключается в использовании инструмента Масштаб, который находится в панели инструментов Стандартная. Щелкните на кнопке раскрытия списка и выберите нужное значение увеличения. Вид экрана сразу же изменится. Можно также ввести значение увеличения непосредственно в поле инструмента Масштаб. При выборе опции По выделению масштаб рабочего листа изменится так, чтобы отобразить на экране только выделенные ячейки. Эта возможность полезна, если вы хотите просмотреть только конкретный диапазон.

Увеличение влияет только на активный рабочий лист, поэтому для разных листов выбирать различные коэффициенты масштабирования.

Для более точного выбора коэффициента масштабирования воспользуйтесь Вид-Масштаб. Эта команда открывает диалоговое окно Масштаб.

Здесь вы можете выбрать один из переключателей или непосредственно ввести значение из интервала от 10 до 400% в поле ввода, которое находится напротив переключателя произвольный.

Коэффициент масштабирования влияет только на то, как рабочая таблица выглядит на экране. А на ее вид при распечатке он не оказывает никакого влияния.

В Excel существуют специальные опции для изменения размеров листа при печати. Для этого используется команда Файл-Параметры страницы.

Если в вашем рабочем листе используются поименованные диапазоны, то при уменьшении масштабного коэффициента до 39%, (или меньше) имя диапазона будет перекрывать соответствующие, ячейки. Это позволит вам получить представление о структуре рабочей таблицы.

Если вы пользуетесь мышью Microsoft IntelliMouse, то можете изменять масштабный коэффициент путем нажатия клавиши во время прокручивания колесика. Каждый оборот колесика изменяет масштабный коэффициент на 15% (но нельзя уменьшить изображение более чем на 100%). Если вам часто приходится выполнять операцию увеличения изображения, замените стандартную для колесика функцию прокрутки функцией изменения масштаба. Для этого нужно выбрать команду Сервис-Параметры, щелкнуть на вкладке Общие и установить флажок опции Панорамирование с помощью IntelliMouse После этого вы сможете изменять масштаб, вращая колесико мыши, и при этом не нужно будет все время нажимать клавишу .

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector