Oc-windows.ru

IT Новости из мира ПК
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Главный документ word

Создание главного документа.

Для структурирования существующего текста необходимо:

• Дать команду Вид/структура.

• Задать уровни заголовков, либо оформляя их соответствующим стилем при помощи кно­пок панели Форматирование, либо при помощи кнопок па­нели Структуры.

Для создания главного документа, как нового документа:

• Создать новый документ.

• Дать команду Вид/Структура.

• Задать структуру главного документа.

• Дать команду Файл/Сохранить.

Для создания вложенного документа, путем вычленения его из главного документа, необходимо:

• Определить, с какого уровня заголовка начинается вложенный доку­мент.

• Выделить заголовок и текст вычленяемого документа щелчком на зна­ке «плюс» перед за­голов­ком (при этом выделяется заголовок и весь подчи­ненный ему текст).

• Нажать кнопку Создать вложенный документ на панели инструментов. Заголовок и текст бу­дут помещены в рамку, а также должен появится значок вложен­ного документа. Вложен­ный документ со­храняется как самостоятельный файл. В качестве имени файла Word использует первые 8 симво­лов заголовка.

• Сохранить главный документ.

Для вставки в главный документ вложенных существующих файлов:

• Открыть главный документ командой Файл/Открыть.

• Установить курсор в месте, куда должен быть вставлен вложенный до­кумент.

• Нажать кнопку Вставить вложенный документ на панели Главный до­кумент.

• Выбрать файл и открыть его.

• Сохранить главный документ.

Для редактирования вложенных документов необходимо:

• Дважды щелкнуть мышью на значке вложенного документа. Вложен­ный документ открывается в отдельном окне и может редактироваться как обычный документ. Внести необходимые измене­ния.

• Сохранить и закрыть вложенный документ.

· При редактировании вложенных документов, как самостоятельных файлов необходимо: вложен­ный документ открыть для редактирования командой Файл/От­крыть. Внести необходимые изменения и сохранить под тем же именем в той же папке.

Для удаления вложенных документов:

• Открыть главный документ (если он закрыт).

• Выделить вложенный документ.

• Нажать на кнопку Удалить вложенный документ на панели Главный документ.

Для редактирования главного документа:

• Дать, команду Вид/Обычный (или Вид/Разметка страницы). В этом режиме вложенные документы отображаются как разделы.

• Внести необходимые изменения в главный документ, как в обычный до­кумент. Границы разделов не удалять.

В режиме редактирования главного документа выполняют следующие операции, выходя­щие за рамки одного файла:

• сквозная нумерация страниц,

• создание общего оглавления,

• создание перекрестных ссылок.

Для оформления внутренних параметров документа необходимо:

• Дать команду Вставка/Номера страниц.

• Определить позицию номера в поле Положение.

• В поле Выравнивание определить горизонтальную позицию номера страницы на листе.

• Нажать ОК.

  1. Создание оглавления документа

• Отформатировать заголовки с помощью стилей Заголовок 1 — Заголовок 9.

• Поместить курсор в ту позицию, где должно быть оглавление.

• Дать команду Вставка/Оглавление и Указатели, выбрать вкладку Оглавления и устано­вить нужные опции.

• Нажать ОК.

Колонтитул — это заголовочные данные. Он помещается в верхней или нижней части стра­ницы. Колонтитул может содержать название документа, имя автора, номера страниц и т.д.

Колонтитулы отображаются в режиме разметки страницы или предва­рительного просмотра.

Колонтитулы определяются как часть формата раздела.

Определение позиции колонтитула выполняется командой Файл/Параметры страницы на вкладке Поля.

Определение различных колонтитулов для одного и того же документа осуществляется командой Файл/Параметры страницы на вкладке Макет.

для создания колонтитулов:

• Выбрать режим представления колонтитулов командой Вид/Колонтитулы.

• Поместить курсор в рамку колонтитула и ввести нужное содержание.

• Двойной щелчок за пределами колонтитулов возвращает в установленный прежде режим представления.

Для создания перекрестных ссылок используются Закладки. Закладки отмечают в тексте определенные позиции и обозначают именами текстовые фрагменты.

• Выделить текст, на который должна производиться ссылка, или поместите курсор в пози­цию, на которую надо сослаться.

• Дать команду Вставка/Закладка.

• В поле Имя закладки ввести имя (начинается с буквы, длина не более 40 символов).

• Нажать Добавить.

  1. Создание перекрестных ссылок

• Установить курсор в ту позицию, где должна появиться перекрестная ссылка (например, после поясняющих слов: смотри стр… или дополнитель­ная информация приведена в. ).

· Дать команду Вставка/Перекрестная ссылка.

• В поле Тип ссылки выбрать, на что указывает ссылка (закладка).

• В поле Вставить ссылку выбрать, что должно быть использовано в ка­честве значения ссылки. Нажать Вставить.

• Нажать кнопку закрытия окна.

  1. Обновление оглавления и перекрестных ссылок

Оглавления и перекрестные ссылки создаются при помощи полей MS Word.

• Переключение между режимом представления значений полей и кодов полей про изво­дится на­жатием Shift+F9 или при помощи команды Сервис/Параметры на вкладке Bид).

• Обновить значение поля можно, выделив поле и нажав клавишу F9.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Увлечёшься девушкой-вырастут хвосты, займёшься учебой-вырастут рога 10354 — | 8004 — или читать все.

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Office 2003

Создание больших документов

Большие многостраничные документы часто содержат несколько частей и десятки глав. Каждая глава может быть записана в отдельном файле. Во всех главах необходимо обеспечить единство стилей и согласовать колонтитулы. Желательно иметь возможность проверки структуры документа, чтобы убедиться в логичности построения разрабатываемого материала.

Word предлагает специальные средства, облегчающие работу с такими документами. Объединить несколько файлов в один большой позволяет главный документ, который является документом-контейнером, объединяющим несколько файлов. Объединяемые файлы называются вложенными документами. Их можно использовать при написании книг несколькими авторами или при составлении несколькими людьми отчета. Как и обычный файл Word главный документ может содержать текст, таблицы, рисунки и т.п. Для перехода к вложенному документу используется гиперссылка.

Все файлы главного и вложенных документов следует хранить в одной папке, чтобы Word мог их найти. При работе в сети эта папка должна быть доступна всем пользователям, которые работают с главным и вложенными документами.

Читать еще:  Как сделать сайт в word

Максимально допустимое количество вложенных документов в главном документе зависит от количества открытых файлов, от размера этих файлов, от количества выполняемых программ, объема памяти компьютера, используемой операционной системы и других параметров.

Если сохранить главный документ не удается в силу того, что был достигнут предел возможностей системы, то можно предпринять следующие действия:

  • Отменить сохранение главного документа, закрыть другие программы, а затем вновь попытаться сохранить документ.
  • Преобразовать некоторые вложенные документы в текст главного документа, а затем сохранить главный документ.
  • Использовать поле INCLUDETEXT для вставки содержимого одного вложенного документа в другой.
  • Удалить вложенные документы из главного документа, а затем сохранить главный документ.

Способы создания главного документа

Главный документ можно создать двумя способами:

  1. Преобразовать существующий документ в главный и создать в нем вложенные документы.
  2. Создать новый документ или использовать для этой цели существующий, а затем сформировать структуру его заголовков и вложенных документов.

Первый способ предусматривает преобразование существующего документа в главный и создания в нем вложенных документов. Для этого выполните следующие действия:

  • Откройте документ и переведите все заголовки, которые будут использоваться для вложенных документов, на уровень Заголовок 1 (Heading 1). Этот стиль используется Word для разделения главного документа на вложенные. Для перехода в этот режим в меню Вид (View) выберите команду Структура (Outline).
  • Нажмите кнопку Создать вложенный документ (Create Subdocument) на панели инструментов Структура (Outlining).
  • Сохраните документ. Для каждого вложенного документа Word создаст отдельные файлы в той же папке, где находится главный документ. Текст, отформатированный стилем Заголовок 1 (Heading 1) будет использован в качестве имени файла.

Если вам не понравилось как разделился документ на главный и вложенные, то нажмите кнопку Удалить вложенный документ (Remove Subdocument) на панели инструментов Структура (Outlining), чтобы вернуть текст в главный документ.

Второй способ. Чтобы вставить вложенные документы в главный документ, выполните следующие действия:

  • Создайте файл главного документа или используйте для этой цели существующий. Расположите курсор в месте вставки вложенного документа и нажмите кнопку Вставить вложенный документ (Import Subdocument) на панели инструментов Структура (Outlining).
  • В диалоговом окне Вставка вложенного документа (Import Subdocument) найдите нужный файл, выделите его и нажмите кнопку Открыть (Open). Вложенный документ будет добавлен в главный в точке расположения курсора.
  • Вставьте все вложенные документы и сохраните файл.

Используя режим Структура, можно менять местами вложенные документы.

Просмотр вложенных документов

Для отображения вложенных документов в главном, откройте главный документ в режиме Структура и нажмите кнопку Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments) на панели инструментов Структура (Outline). Все вложенные документы отобразятся на экране компьютера вместо гиперссылок на них. Чтобы увидеть, как вложенные документы будут выглядеть при печати, перейдите в режим Разметка страницы (Print Layout).

Нажмите кнопку Свернуть вложенные документы (Collapse Subdocuments) на панели инструментов Структура (Outline) и в главном документе будут отображены только гиперссылки на вложенные документы. Отметим, что на панели инструментов Структура (Outline), кнопка Свернуть вложенные документы (Collapse Subdocuments) заменяет кнопку Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments).

Кнопка Заблокировать документ (Protect Document) на панели инструментов Структура (Outline) позволяет защитить вложенные документы от дальнейших изменений. Это позволяет запретить участникам проекта вносить в него изменения после завершения определенного этапа.

Создание документов и электронных форм

Создание главного и вложенных документов

О главных документах

Главный документ — документ-контейнер, объединяющий в себе несколько отдельных файлов (так называемых вложенных документов).

С помощью главного документа можно создавать и обрабатывать сложные документы, состоящие из нескольких частей, например книги, разделенные на главы.

Главный документ содержит ссылки на набор связанных вложенных документов. Он используется для организации и работы с документами большого объема, позволяя разделить их на несколько документов для облегчения работы с ними.

Во избежание проблем главный и вложенные документы лучше сохранять в одной папке.

Создавать и работать с главным документом удобнее всего в режиме отображения документа Структура. Форматирование главного документа можно производить и в режиме Разметка страницы.

Создание главного документа

Существуют два способа создания главного документа. Обычно создают новый документ и затем добавляют в него вложенные документы. Можно обычный документ превратить в главный, а затем отдельные его части превратить во вложенные документы и/или добавить другие документы в виде вложенных документов.

Создание нового главного документа:

  • Создайте новый пустой документ и сохраните его в папку, которая будет содержать главный и вложенные документы
  • Установите режим отображения документа Структура
  • Введите заголовки для главного документа и всех вложенных документов. После ввода каждого заголовка необходимо нажимать клавишу ENTER. Ко всем заголовкам автоматически будет назначен встроенный стиль Заголовок 1.
  • Назначьте соответствующий стиль каждому заголовку (например, используйте стиль Заголовок 1 для заголовка главного документа, а стиль Заголовок 2 для каждого вложенного документа). Для назначения стилей удобно пользоваться элементами вкладки Структура: раскрывающимся списком Уровень структуры и кнопками Повысить уровень и Понизить уровень.

Главный документ можно создать преобразованием существующего документа

  • Откройте документ, который предполагается использовать в качестве главного.
  • Установите режим отображения документа Структура
  • Назначьте соответствующий стиль каждому заголовку (например, используйте стиль Заголовок 1 для заголовка главного документа, а стиль Заголовок 2 для каждого вложенного документа). Для назначения стилей удобно пользоваться элементами вкладки Структура: раскрывающимся списком Уровень структуры и кнопками Повысить уровень и Понизить уровень.
  • При необходимости выделите любое содержимое, кроме заголовков, и на панели инструментов Структура нажмите кнопку Понизить до обычного текста.
Создание и добавление вложенных документов

Вложенный документ может представлять собой отдельный файл, который вставляется в существующий главный документ. Во вложенный документ можно превратить часть существующего документа. При этом документ автоматически станет главным.

Вставка существующего документа в главный документ:

  • Откройте главный документ.
  • Установите режим отображения документа Структура
  • Если содержащиеся уже в документе вложенные документы свернуты, на вкладке Структура нажмите кнопку Развернуть вложенные документы.
  • Поставьте курсор в место, куда следует вставить документ. Это должна быть пустая строка между существующими вложенными документами.
  • Во вкладке Структура нажмите кнопку Показать документ (см. рис. 1.66) так, чтобы отобразились все элементы группы Главный документ ( рис. 1.67).
Читать еще:  Word отступ красной строки

Каждый вложенный документ начинается с новой страницы. Это не всегда удобно. При необходимости можно изменить тип разрывов разделов во всем главном документе.

Вложенные документы можно создать из части текущего документа, который при этом автоматически станет главным. Для создания вложенного документа из части документа необходимо, чтобы у него была структура, созданная с использованием стилей типа Заголовок или другими способами.

  • Откройте документ, из которого будут выделены вложенные документы.
  • Установите режим отображения документа Структура
  • Выделите в документе заголовок и текст, которые должны быть размещены во вложенном документе. Первому заголовку в выделенном тексте должен быть присвоен стиль заголовка или уровень структуры. Для выделения заголовка и текста удобно пользоваться значками структуры документа. Достаточно щелкнуть мышью по значку + (плюс) слева от заголовка ( рис. 1.71).

При создании вложенных документов можно выделить фрагмент, содержащий несколько заголовков. Первому заголовку в выделенном тексте должен быть присвоен стиль заголовка или уровень структуры, который в дальнейшем будет обозначать начало каждого нового вложенного документа. Например, если выделенный текст начинается с заголовка, отформатированного стилем Заголовок 2, в выделенном тексте для каждого нового заголовка, отформатированного стилем Заголовок 2, будет создан отдельный вложенный документ.

Открытие и работа с главным документом

Главный документ открывается как обычный файл Word.

Однако в открытом документе первоначально отображается только текст собственно главного документа, а вложенные документы представлены в виде гиперссылок ( рис. 1.73).

Если главный документ открылся не в режиме отображения Структура, следует сначала переключиться в этот режим. Для просмотра всего документа, включая вложенные, нажмите кнопку Развернуть вложенные документы вкладки Структура. Если кнопка не активна, нажмите кнопку Показать документ (см. рис. 1.66) так, чтобы отобразились все элементы группы Главный документ (см. рис. 1.67). Вложенные документы будут обведены бледно-серой прерывистой рамкой. В левом верхнем углу каждой рамки появится значок вложенного файла (см. например, рис. 1.69 или рис. 1.72).

Для большего удобства можно перейти к режиму просмотра документа Разметка страницы. При этом скроется панель инструментов Структура, но при необходимости ее можно отобразить обычными средствами.

С главным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом.

Все результаты редактирования и оформления вложенных документов при сохранении файла главного документа автоматически сохраняются в файлах вложенных документов. Исключение составляют концевые сноски, которые автоматически сохраняются только в главном документе. Также в главном документе рекомендуется размещать оглавление всего документа, списки рисунков, таблиц и т.п.

Работа с вложенными документами

С вложенным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом. Все изменения, внесенные во вложенный документ, будут отображены в главном документе.

При работе с главным документом во избежание случайного внесения ненужных изменений во вложенный документ его можно заблокировать.

Поставьте курсор в любое место блокируемого документа и нажмите кнопку Заблокировать документ вкладки Структура. Рядом со значком файла появится значок замка.

Заблокированный документ нельзя редактировать и оформлять. Номера сносок при этом будут автоматически обновляться, а нумерация названий и перекрестные ссылки — нет.

Для разблокирования документа нажмите эту же кнопку.

Файл вложенного документа нельзя переименовывать обычными средствами. Для переименования файл должен быть открыт обязательно из главного документа. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.

  • Дважды щелкните по значку файла, отображаемому для развернутого вложенного документа в режиме Структура (см. рис. 1.69 или рис. 1.72) или при нажатой клавише CTRL щелкните гиперссылку свернутого вложенного документа (см. рис. 1.73)
  • Сохраните файл под новым именем и/или в другую папку с использованием команды Файл/сохранить как.
  • Закройте файл вложенного документа.
  • Сохраните главный документ.

Предыдущая версия файла вложенного документа остается на прежнем месте. При необходимости ее можно удалить.

Вложенный документ можно сделать непосредственной частью главного документа.

Поставьте курсор в любое место документа и нажмите кнопку Удалить вложенный документ панели инструментов Структура. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.

Файл вложенного документа останется на прежнем месте. Его можно удалить.

Вложенный документ можно удалить из главного документа. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.

  • Щелкните по значку файла, отображаемому для развернутого вложенного документа в режиме Структура (см. рис. 1.69 или рис. 1.72) или свернутого вложенного документа (см. рис. 1.73)
  • Нажмите клавишу Delete.
  • Сохраните главный документ.

Файл вложенного документа остается на прежнем месте.

Создаем главный документ в Word 2010 из нескольких документов

Приходилось ли Вам когда-нибудь создавать действительно большие документы в Microsoft Word? Если да, то, скорее всего, Вы знаете, что Word не всегда хорошо с ними справляется. Иногда бывает разумнее разбить длинный документ на несколько отдельных файлов Word.

Но как в таком случае быть уверенным, что страницы правильно пронумерованы, и как создать содержание и предметный указатель для всего документа? В этом случае Вам поможет инструмент, который называется Master Document (Главный документ). Он позволяет соединять несколько файлов Word в одном.

Главный документ – это файл Word, который содержит ссылки на перечень других самостоятельных файлов Word, называемых вложенные документы. Содержимое вложенных файлов не переносится в главный документ, а всего лишь связано с ним. Это даёт возможность редактировать вложенные документы по отдельности. Любые изменения, сделанные во вложенных файлах, автоматически отображаются и в главном документе. Если над одним проектом работают сразу несколько человек, главный документ позволяет раздать отдельные его части разным участникам для одновременной работы.

Читать еще:  Автозаполнение таблицы в word

В этой статье мы покажем основные приёмы создания главного и вложенных документов из наброска, а также создание главного документа из уже существующих файлов. Кроме этого, мы расскажем, как легко добавить содержание в начало главного документа.

Создаем главный документ из наброска

Если Вы начинаете создание главного документа, не имея готового материала, то можете создать его из наброска. Для этого создайте новый документ Word и сохраните его, придумав такое имя файла, чтобы было понятно, что это главный документ.

После того, как Вы сохранили Ваш главный документ, зайдите на вкладку View (Вид) и нажмите Outline (Структура) в разделе Document Views (Режимы просмотра).

Вводите заголовки для документа в режиме структуры, изменяя их уровни. Для этого используйте выпадающий список уровней или зеленые стрелки в разделе Outline Tools (Работа со структурой).

Когда Вы ввели все заголовки, которые хотели, нажмите команду Show Document (Показать документ) в разделе Master Document (Главный документ).

В разделе Master Document (Главный документ) станут доступными новые возможности. Выберите всю структуру документа и кликните Create (Создать).

Нажатие этой команды заключает каждый документ в его собственный контейнер. На этом этапе снова сохраните главный документ.

Каждый контейнер в главном документе становится отдельным файлом, как показано ниже. Название первого заголовка в каждом контейнере главного документа используется в качестве имени файла для соответствующего вложенного документа.

Чтобы вернуться к предыдущему режиму просмотра, например, к режиму Print Layout (Разметка страницы), нажмите Close Outline View (Закрыть режим структуры) в разделе Close (Закрытие).

Чтобы добавить содержание к Вашему главному документу, поставьте курсор в начало документа и откройте вкладку References (Ссылки). Нажмите на кнопку выпадающего меню Table of Contents (Оглавление) и выберите один из вариантов автособираемого оглавления, чтобы вставить автоматически собранное оглавление в выбранное место.

Чтобы видеть разрывы разделов, вставленные Word при создании вложенных документов, зайдите на вкладку Home (Главная) и кликните символ разрыва строки в разделе Paragraph (Абзац).

Word покажет разрывы разделов и их тип.

Когда Вы создаете главный документ из наброска, Word вставляет разрыв раздела (на текущей странице) перед и после каждого вложенного документа, созданного Вами. Это значит, что в Вашем документе нет разбивки по страницам. Тем не менее Вы легко можете изменить тип каждого разрыва раздела.

Следующий рисунок показывает, как выглядит Ваш документ в режиме структуры с развернутыми вложенными документами.

Создаем главный документ из существующих файлов Word

Если у Вас уже есть какие-то заготовки, и Вы хотите включить их в главный документ, то можете создать новый файл для главного документа и вставить в него существующие файлы, как вложенные. Для этого создайте новый пустой документ Word и сохраните его, как мы это делали ранее, при создании главного документа из наброска.

Зайдите на вкладку View (Вид) и в разделе Document Views (Режимы просмотра) выберите Outline (Структура). На Ленте появится активная вкладка Outlining (Структура). Нажмите Show Document (Показать документ) в разделе Master Document (Главный документ), чтобы активировать дополнительные функции. Чтобы к главному документу добавить вложенные, нажмите Insert (Вставить).

В диалоговом окне Insert Subdocument (Вставка вложенного документа) найдите расположение документов Microsoft Word, которые Вы хотите вставить. Выберите первый нужный файл и нажмите Open (Открыть).

Для удобства храните файлы вложенных документов в той же папке, что и файл главного документа.

Если появится вот такое диалоговое окно, сообщающее о том, что какой-то стиль присутствует как во вложенном, так и в главном документе, нажмите кнопку Yes to All (Да для всех). Так все стили во вложенных документах будут соответствовать установленным в главном документе.

Повторите те же действия для всех документов, которые нужно сделать вложенным в главный документ. Когда закончите, Вы можете свернуть все вложенные документы, если захотите. Для этого нажмите Collapse Subdocuments (Свернуть вложенные документы) в разделе Master Document (Главный документ) на вкладке Outlining (Структура).

Чтобы свернуть вложенные документы, главный документ должен быть сохранен. Если Вы не сделали этого раньше, то появится вот такое диалоговое окно. Нажмите ОК, чтобы сохранить документ.

Заметьте, что в каждом контейнере главного документа показан полный путь к файлу вложенного документа. Чтобы открыть вложенный документ для редактирования, нужно дважды кликнуть по иконке документа в левом верхнем углу контейнера или кликнуть по ссылке на файл с нажатой клавишей Ctrl.

Когда Вы вставляете существующий файл в главный документ, Word добавляет разрыв раздела (со следующей страницы) перед каждым вложенным документом, и разрыв раздела (на текущей странице) после каждого вложенного документа. При желании Вы можете изменить тип каждого разрыва.

Чтобы просматривать главный документ не в режиме структуры, зайдите на вкладку View (Вид) и выберите режим Print Layout (Разметка страницы) или любой другой.

Вы можете добавить содержание точно таким же образом, как мы делали это ранее, когда создавали главный и вложенные документы из набросков.

Вставив все вложенные документы в главный, Вы можете добавлять или редактировать колонтитулы, создавать содержание (как уже было показано), предметный указатель или работать с прочими вещами, из которых обычно состоит законченный документ.

Когда Вы редактируете вложенный документ, его содержание в главном документе обновляется. Это верно при создании главного документа любым из рассмотренных в этой статье способов.

Главные документы в более ранних версиях Word иногда повреждали вложенные. Вы можете столкнуться с этой проблемой и в Word 2010. Более подробную информацию об этой проблеме ищите на сайте службы технической поддержки пользователей Microsoft.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector