Oc-windows.ru

IT Новости из мира ПК
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Создание и редактирование документов в word

Создание документов в Microsoft Word 2003

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.1. Обработка текстовой информации в Microsoft Word

2.1.2. Концепция электронного документа. Технология создания и редактирования текстового документа в Microsoft Word

Концепция электронного документа

Для эффективного управления процессами на предприятиях и в организациях необходима эффективная система электронного документооборота.

Документы являются основным информационным ресурсом предприятий и организаций.

Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность предприятий и позволяет оперативно управлять производственными процессами на предприятии.

В настоящее время применяется как традиционное делопроизводство (на бумажных носителях информации), так и электронный документооборот. Системы электронного документооборота предназначены для автоматизации процессов делопроизводства.

Комплексное решение по организации электронного документооборота на предприятии обеспечивает система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот». Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ДЕЛО поддерживает как традиционную организацию делопроизводства, так и электронный документооборот.

FossDoc — Система электронного документооборота. Система электронного документооборота — типовое решение платформы FossDoc, предназначенное для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров и рода деятельности.

Основным понятием системы электронного документооборота является электронный документ. Электронный документ – совокупность данных в памяти компьютера, которая включает текст, рисунки, таблицы, чертежи и т.д. и предназначена для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.

Статус электронного документа закреплен Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» № 851-IV от 22.05.2003 г. Электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

К обязательным реквизитам электронных документов относится электронная подпись. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) применяется для подписи электронных документов как физическими, так и юридическими лицами с целью придания документу юридической силы.

2.1.3. Технология создания и редактирования текстового документа в Microsoft Word 2003

Текстовый редактор – это программа, которая позволяет создать документ с текстовыми данными.

Текстовый процессор – это программа для ввода, редактирования и обработки текстовых документов с различной информацией (например, с таблицами, графикой и т.д.).

К текстовым редакторам и процессорам можно отнести: встроенные текстовые редакторы; редакторы инструментальных компьютерных программ; универсальные текстовые процессоры; редакторы научных документов, программы для верстки макетов журналов и книг (издательские системы).

В настоящее время наиболее популярным является текстовый процессор Microsoft Word 2003, но уже появилась новая версия Microsoft Office 2007.

В Word 2003 можно создавать документы следующих типов:

  1. Новый документ.
  2. Веб – страницу.
  3. XML — документ.
  4. Сообщение E-mail.
  5. Сообщение – Факс.
  6. Конверты и Наклейки.
  7. Шаблоны.

Начало работы с Word

Все новые текстовые документы в Word создаются на основе шаблонов. Шаблон – это документ, который используется в качестве образца для создания новых текстовых документов. После запуска Word на экране отображается окно, в котором виден пустой текстовый документ, основанный на шаблоне Обычный.

По умолчанию все текстовые документы в Word создаются на основе шаблона Обычный Normal.dot, а весь текст вводится в стиле Обычный Normal, в котором установлены основные параметры форматирования: шрифт — Times New Roman, размер шрифта — 10 пунктов, выравнивание по левому краю, одинарный межстрочный интервал.

В окно пустого текстового документа можно ввести текст, вставить таблицу, рисунок и т.д. Пустой документ имеет название Документ 1, которое видно в строке заголовка.

Текстовый документ в Word можно создать следующими способами:

  • выбрать команду Создать в меню Файл, затем в области задач (изменится режим на «Создание документа») в разделе Создание выбрать «Новый документ», основанный на шаблоне Обычный или разделе Шаблоны в пункте На моем компьютере выбрать предопределенный шаблон или мастер, на основе которого требуется создать документ или шаблон.;
  • щелкнуть пиктограмму Создать на панели инструментов Стандартная, откроется пустой документ Документ 1, основанный на шаблоне Обычный.

При создании новых документов им будут последовательно присваиваться номера 2, 3, 4, 5 и т.д. В пустом документе вверху слева видна мерцающая вертикальная линия, которая называется курсором ввода. Курсор указывает, куда будет вводиться символ с клавиатуры или вставляться какой-либо объект (рисунок, таблица и т.д.).

Положение курсора можно изменить клавишами управления курсора или манипулятором мышь только в пределах набранного текста. В строке состояния редактора на экране дисплея виден номер строки документа и номер позиции в ней, где в текущий момент находится курсор.

Режим работы Word – вставка или замена

Текстовый процессор Word работает в режиме вставка или замена. Индикация режима осуществляется в строке состояния на экране дисплея. Режимы можно переключать с помощью клавиши Ins. В режиме «вставка» вводимые с клавиатуры символы сдвигают вправо текст документа, расположенный за курсором. В режиме замены вместо символа, расположенного справа от курсора, вводится новый символ с клавиатуры.

Перед вводом текста целесообразно установить параметры и необходимую ориентацию страницы, выполнив команду Файл / Параметры страницы, вкладка Поля.

Сохранение документа Word

Во время работы с документом, он находится в оперативной памяти. Для того чтобы записать этот файл на диск, необходимо в меню Файл выбрать команду Сохранить, и задать необходимые параметры в окне диалога Сохранение документа.

При сохранении документа в окне диалога необходимо: Указать имя файла, выбрать Тип файла, выбрать папку, в которой сохраняются атрибуты файла, и диск на котором будет сохранен файл. Открытый файл можно сохранить на диск под другим именем, выбрав в меню Файл команду «Сохранить как».

Закрытие документа и выход из Word

Для закрытия документа, а не приложения, необходимо выбрать команду «Файл/Закрыть».

Для выхода из программы, можно воспользоваться одним из следующих способов:

  • выбрать команду Выход в меню Файл;
  • щелкнуть кнопку Закрыть на строке заголовка;
  • дважды щелкнуть кнопку оконного меню;
  • выбрать в оконном меню команду Закрыть.

Открытие документа в Word

Документ в Word можно открыть несколькими способами:

  1. Выбрать команду Открыть в меню Файл и в окне диалога Открытие документа указать имя и местоположение файла;
  2. Щелкнуть кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная и дважды щелкнуть значок файла в окне диалога Открытие документа.

Для одновременного открытия нескольких файлов их имена необходимо выделить в окне диалога, удерживая нажатой клавишу Ctrl, а затем щелкнуть кнопку Открыть.

Многооконный режим работы Word

Текстовые процессоры могут одновременно работать с несколькими документами в различных окнах. Ввод и редактирование текста осуществляется в активном окне, в котором возможен доступ к командам меню. Команды в меню Окно позволяют упорядочивать окна документов, переходить из одного окна в другое и разделять рабочую область окна на две части.

Основными этапами Создания (подготовки) текстовых документов в Word являются:

  • набор текста;
  • редактирование текста;
  • форматирование;
  • проверка правописания;
  • печать текста;
  • сохранение.

Каждый этап состоит из выполнения определенных операций.

Ввод текста можно осуществлять посредством его набора с клавиатуры и вставлять в документ различные текстовые фрагменты из других документов.

Набор текста осуществляется нажатием клавиш на клавиатуре ПК, при этом очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а курсор перемещается на одну позицию вправо. Пробелы, которые текстовый редактор автоматически вставляет для выравнивания строк, называют “мягкими”.

“Жесткие” пробелы вносятся в текст при нажатии клавиши Пробел на клавиатуре ПК. Признаком отделения слова от слова является «Жесткий» пробел, поэтому между словами необходимо устанавливать один «Жесткий» пробел. Знак препинания не надо отделять пробелом от предшествующего слова, а после знака препинания необходимо обязательно вводить пробел. “Жесткий” признак конца строки создается нажатием клавиши Enter для указания завершения абзаца.

Редактирование текста в Word

После ввода текста он подвергается различным изменениям. Редактирование документа в Word осуществляется командами меню или нажатием клавиш на клавиатуре ПК.

Операции редактирования (удаление, вставка, перемещение) осуществляются над:

  1. Символами.
  2. Строками.
  3. Фрагментами.

Ввод символов осуществляется с клавиатуры (в режиме вставка или замена), а для удаления символов используют клавиши Backspace или Delete.

Операциями редактирования для строк являются: удаление строки, разделение одной строки на две, слияние двух строк в одну, вставка пустой строки.

Операции редактирования (копирование, перемещение и удаление) для фрагментов. Фрагментом называется непрерывная часть текста. Для удаления, копирования, перемещения фрагмента необходимо его выделить.

Выделить фрагмент можно с помощью мыши или клавиатуры. В Word применяются различные способы выделения для слова, строки, предложения, абзаца. (одинарный, двойной или тройной щелчок мышью в абзаце или слева от абзаца на полосе выделения). Выделенный текст можно копировать, перемещать и удалять как с помощью буфера обмена, так и методом перемещения при помощи мыши (при нажатой левой или правой клавиши).

Читать еще:  Регулярные выражения excel замена

После выделения фрагмента операцию копирования или перемещения его можно выполнить следующими способами:

  • используя левую кнопку мыши (перетаскивание);
  • используя правую кнопку мыши (перетаскивание);
  • с помощью команд меню Правка;
  • с помощью команд контекстного меню;
  • с помощью пиктограмм на панели инструментов (вырезать, копировать, вставить);
  • с клавиатуры (набор клавиш).

Для отмены ошибочного действия в Word применяется операция откатки. Команда отмены находится в меню Правка и на панели инструментов. Кроме команды откатки существует команда отмены откатки.

Редактирование существующего текста в Word с помощью команды Правка / Заменить

Предусмотренная в Word возможность поиска и замены текста значительно ускоряет процесс редактирования (правки) большого текста. Кроме того, с помощью этой команды можно осуществлять поиск и замену определенных параметров форматирования, специальных символов и других объектов документа.

Создание и редактирование документов в word

К основным этапам создания документов о тносятся:

  • ввод текста (таблиц, рисунков, графических объектов);
  • редактирование содержимого документа;
  • форматирование документа;
  • проверка правописания;
  • печать текста;
  • сохранение файла.

Редактирование документа осуществляется как в процессе ввода текста, так и после его ввода. Редактирование документа — это внесение изменений в содержимое документа. Кроме того, к редактированию относится выявление и устранение ошибок в тексте, проверка правописания. Этапы редактирования текста: редактирование символов, слов, строк и фрагментов текста.

В Word 2007 имеются различные средства для выполнения редактирования текста документа. Используется средство «перетащи и отпусти» (Drag and Drop); применяются команды: выделить, вырезать, копировать, вставить через буфер обмена, «Найти и заменить», проверка правописания и другие команды. В основном средства редактирования текста или группы команд (Буфер обмена и Редактирование, выделенные красными рамками на Рис. 1) для работы с текстом размещены на вкладке Главная.

Редактирование символов:

На уровне редактирования символов используются клавиши клавиатуры Backspace или Delete. Причем Delete применяется, когда необходимо удалить символ, расположенный справа от курсора. Для удаления символа, расположенного слева от курсора, используют клавишу Backspace.

Редактирование строк:

К операциям редактирования для строк относятся: удаление строк, разделение одной строки на две, слияние двух строк в одну, вставка пустой строки. Для разделения строк и вставки пустой строки используется клавиша Enter. Для слияния двух строк в одну применяют клавишу Delete или Backspace.

Редактирования фрагментов (непрерывной части текста):

Для удаления, вырезания, копирования и перемещения фрагмента необходимо его выделить. Выделить фрагмент можно с помощью команды Выделить на вкладке Главная, можно с помощью манипулятора мышь для этого надо установить указатель мыши в начале фрагмента, нажать левую кнопку мыши и переместить указатель мыши в требуемое место.

Для выделения большого фрагмента надо щелкнуть левой кнопкой мыши в начале фрагмента, нажать клавишу Shift, и щелкнуть левой кнопкой мыши в конце фрагмента. Для выделения нескольких несмежных фрагментов надо выделить один фрагмент, а затем нажать клавишу Ctrl и выделить следующий фрагмент и т.д. Выделить весь текст документа можно с помощью клавиатуры (сочетание клавиш — Ctrl+A).

Выделить один или несколько символов, строку или фрагмент текста можно с помощью клавиш перемещения курсора, удерживая нажатой клавишу Shift, или предварительно включить режим расширенного выделения, нажатием клавиши F8 (для отмены режима расширенного выделения надо нажать клавишу Esc).

В Word применяются различные способы выделения слов, строк, предложений, абзацев (одинарный, двойной или тройной щелчок мышью в абзаце или слева от абзаца на полосе выделения). Выделенный текст можно копировать и перемещать как с помощью буфера обмена, так и средствами редактирования «перетащи и отпусти» (Drag and Drop).

После выделения фрагмента его можно копировать и перемещать следующими способами:

  • используя левую кнопку мыши (перетащи и отпусти);
  • используя правую кнопку мыши (перетащи и отпусти);
  • с помощью команд на вкладке Главная (Копировать, Вырезать, Вставить);
  • с помощью команд контекстного меню (при щелчке правой кнопкой мыши на выделенном тексте);
  • с клавиатуры (набор клавиш: Ctrl+C — копировать, Ctrl+V — вставить).

Для отмены ошибочного действия в Word применяется операция откатки. Пиктограмма отмены выполненной операции находится на панели быстрого доступа. Чтобы отменить последнее выполненное действие, достаточно выполнить команду Отменить. Кроме команды откатки, на панели быстрого доступа размещена команда отмены откатки.

Вставка специальных символов:

В процессе редактирования можно вставить в документ формулы, разнообразные символы и буквы, отсутствующие на клавиатуре. Для этого необходимо перейти на вкладку Вставка и в группе Символы выбрать требуемую формулу или нужный символ, поместив курсор в место вставки символа.

Редактирование текста в Word 2007 с помощью средства Найти и Заменить текст:

Средство Найти и Заменить, расположенное на вкладке Главная, позволяет значительно ускорить процесс редактирования (правки) большого текста. Кроме того, с помощью этой команды можно осуществлять поиск и замену определенных параметров форматирования, специальных символов и других объектов документа.

Вставка Экспресс-блоков как средство редактирования:

Многократная вставка сохраненного фрагмента текста или Экспресс-блока часто применяется в Word 2007 для редактирования большого документа (курсовой работы, реферата и т.д.). Технология использования средства Экспресс-блоков состоит в следующем.

Часто используемый блок текста сохраняется как стандартный блок. Для этого необходимо выделить фрагмент теста и щелкнуть на пиктограмме «Экспресс-блоки» в группе Текст на вкладке Вставка, в открывшемся списке выбрать команду «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».

После сохранения выделенного фрагмента текста (с назначенным именем) в галерее Экспресс-блоков, его можно многократно использовать для вставки в текст документа (место ввода текста указывает мигающий курсор). Для вставки блока текста надо щелкнуть на пиктограмме Экспресс-блоки и в раскрывшейся галерее выбрать имя требуемого Экспресс-блока.

Проверка правописания как средство редактирования:

К редактированию можно отнести и операцию проверки правописания. Команда проверка правописания находится на вкладке Рецензирование. Для проверки орфографии и грамматики в тексте документа необходимо установить курсор вначале текста и щелкнуть на Правописание.

После проверки появится окно диалога (представленное на Рис. 5), в котором надо щелкнуть ОК.

Создание и редактирование документов в word

Текстовые редакторы. Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения — текстовые редакторы. Текстовые редакторы позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.

Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.

Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в процессе макетирования издания используются мощные программы обработки текста — настольные издательские системы.

Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web-сайтов используются Web-редакторы.

Способы создания документов. В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели. Например, можно использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).

Создание документов можно производить с помощью шаблонов, т. е. пустых заготовок документов определенного назначения- Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).

Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ, который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.

Выбор параметров страницы. Любой документ состоит из страниц поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы: формат, ориентацию и размеры полой (рис. 3.1).

Формат страниц документа определяет их размеры. При создании реферата или заявления целесообразно выбрать формат страницы А4 (21 х 29,7 см), который соответствует размеру стандартного листа бумаги для принтера. Для объявлений и плакатов подходит формат A3, размер которого в два раза больше стандартного листа. Для писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.

Ориентация задает расположение страницы на экране монитора. Существуют две возможные ориентации страницы — книжная и альбомная. Для обычных текстов чаще всего используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов — альбомная.

На странице можно установить требуемые размеры полей (верхнего и нижнего, правого и левого), которые определяют расстояния от краев страницы до границ текста.

Колонтитулы и номера страниц. Для вывода на каждой странице документа одинакового текста (например, имени автора, названия документа и др.) удобно использовать верхний и нижний колонтитулы. Расстояния от краев страницы до колонтитулов можно изменять.

Страницы документа рекомендуется нумеровать, причем номера можно размещать вверху или внизу страницы по центру, справа или слева.

Читать еще:  Word не подчеркивает красным ошибки
Рис. 3.1. Параметры страницы: формат, ориентация, поля, колонтитулы, номер страницы

    1. Какие существуют способы создания новых документов?
    2. Какие параметры страниц необходимо задать перед началом создания документа?

Ввод и редактирование документа

Ввод текста. Основой большинства документов является текст, т. е. последовательность различных символов: прописных и строчных букв русского и латинского алфавитов, цифр, знаков препинания, математических символов и др. Для быстрого ввода текста целесообразно научиться (например, с использованием клавиатурного тренажера) десятипальцевому «слепому» методу ввода символов.

Для представления текстов могут использоваться 256 или 65 536 символов, однако не все эти символы возможно ввести с клавиатуры компьютера. Для ввода некоторых знаков математических операций букв греческого алфавита, денежных знаков и многих других символов используются таблицы символов (рис. 3.2). Для ввода символа его необходимо найти в таблицах и нажать клавишу

Рис. 3.2. Таблица символов текстового редактора Microsoft Word

Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Большинство современных документов содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы, диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях.

При решении задач по физике или математике часто необходимо вставлять формулы, которые требуют двухстрочного представления и использования специальных математических знаков. Для ввода формул в текстовые редакторы встроены специальные редакторы формул (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Формулы закона Ома и корней квадратного уравнения, введенные с помощью редактора формул

Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа. Выделение производится с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре при нажатой клавише .

Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т. е. вставить его копии в указанные места документа:

    — после выделения фрагмента документа и ввода команды Копировать выделенная часть документа помещается в буфер обмена (специальную область памяти);
    — с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре курсор устанавливается в определенное место документа и вводится команда Вставить. Копируемый фрагмент документа, хранящийся в буфере обмена, помещается в указанное место;
    — для многократного копирования фрагмента достаточно несколько раз повторить команду Вставить.

Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента в указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент.

Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.

Например, если исходный документ содержит слово «информатика», то после операций копирования, перемещения и удаления фрагмента текста «форма» документ примет вид, отображенный в табл. 3.3.

Таблица 3.3. Операции редактирования документа

Поиск и замена. В процессе работы над документом иногда бывает необходимо заменить одно многократно встречающееся слово на другое. Если делать это вручную, то процесс замены отнимет много времени и сил.

К счастью, в большинстве текстовых редакторов существует операция Найти и заменить, которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем документе (например, замену слова «ЭВМ» на слово «компьютер») (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Поиск и замена слов в документе

Проверка правописания. В процессе создания документа могут быть допущены орфографические ошибки в написании слов и грамматические ошибки в построении предложений.

Ошибки можно исправить, если запустить встроенную во многие текстовые редакторы систему проверки правописания, которая содержит орфографические словари и грамматические правила р,яя нескольких языков (это позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах). Система проверки правописания не только выделяет орфографические ошибки (красной волнистой линией) и синтаксические ошибки (зеленой волнистой линией), но и предлагает варианты их исправления (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Проверка правописания в документе

Проверку правописания текстовые редакторы могут проводить как непосредственно в процессе ввода текста, так и в готовом документе по команде пользователя.

Автозамена частых опечаток. В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, в начале слова случайно вводятся ДВе прописные буквы). В этом случае срабатывает функция Автозамена, которая автоматически исправляет такие опечатки.

Кроме того, каждый пользователь может добавить в словарь автозамены те слова, в которых он часто делает ошибки (например, неправильное «програма» должно заменяться на правильное «программа») (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Настройка параметров автозамены

Сохранение исправлений. В процессе работы над документом могут участвовать несколько пользователей.

Исправления, вносимые каждым из них, запоминаются и могут быть просмотрены и распечатаны (вставленные фрагменты обычно отображаются подчеркнутым шрифтом синего цвета, а удаленные фрагменты — зачеркнутым шрифтом красного цвета) (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Настройка выделения исправлений

В процессе работы над окончательной редакцией документа может быть проведено сравнение исправлений различных авторов и принят лучший вариант.

    1. Какие существуют способы ввода содержания документов?
    2. Какие существуют способы редактирования документов?

Сохранение и печать документов

Сохранение документов. В процессе сохранения документа необходимо, прежде всего, в иерархической файловой системе компьютера выбрать диск и папку, в которой файл документа необходимо сохранить.

Кроме того, необходимо выбрать формат файла, который определяет способ хранения текста в файле. Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются только определенными текстовыми редакторами.

Формат ТХТ (только текст, расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах. Достоинством этого формата является небольшой информационный объем файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.

Формат RTF (расширенный текстовый формат, расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата является большой информационный объем файлов.

Формат РОС (документ Word, расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.

Формат Web-страница (расширение в имени файла htm или html) используется для хранения Web-страниц в компьютерных сетях, так как файлы в этом формате имеют небольшой информационный объем, и при этом сохраняются результаты форматирования. Документы в этом формате создаются в Web-редакторах, а также могут сохраняться с использованием многих текстовых редакторов. Достоинством этого формата является его универсальность, так как Web-страницы могут просматриваться с использованием специализированных программ (браузеров) в любых операционных системах.

Современные текстовые редакторы обеспечивают автоматическое преобразование текстового файла из одного формата в другой при его открытии и сохранении.

Печать документа. Перед выводом документа на печать полезно выполнить предварительный просмотр документа, это позволяет увидеть, как будет выглядеть документ, напечатанный на бумаге с использованием подключенного к компьютеру принтера.

Вид напечатанного документа (например, распределение текста по страницам) может зависеть от используемого принтера, так как могут несколько различаться шрифты, используемые в разных принтерах.

При выводе документа на печать необходимо установить параметры печати: задать номера выводимых на печать страниц, количество копий документа и др.

Кроме того, целесообразно проверить установки самого принтера: ориентацию бумаги, качество бумаги, качество печати и др.

    1. Какие существуют форматы текстовых файлов и чем они отличаются друг от друга?
    2. В каком формате нужно сохранить файл, чтобы он мог быть прочитан в других приложениях с сохранением форматирования? Без сохранения форматирования?
    3. Какие параметры необходимо установить перед началом печати документа?
    4. Влияет ли на вид напечатанного документа выбор принтера? Почему?

Как редактировать и просматривать *.docx документы «Microsoft Word» бесплатно

Читайте о бесплатных инструментах для просмотра и редактирования *.doc или *.docx документов, альтернативах Microsoft Word. Какие онлайн инструменты или сторонние программы использовать для просмотра или редактирования DOCX файлов. Компьютеры были разработаны с главной целью, как персональный помощник, который существенно облегчает нам создание, ведение, хранение и обработку различных данных, используемых нами для работы и отдыха. Благодаря стремительному развитию информационных технологий, все больший объем наших данных мы создаем и храним с использованием разнообразных компьютерных устройств.

Полностью раскрыть все возможности компьютеров помогает современное программное обеспечение, созданное для решения любых пользовательских задач. Например, управление разнообразными базами данных, хранение огромных массивов информации, создание и редактирование любых медиа файлов различных форматов, осуществление связи и обработка электронной корреспонденции, организация досуга и развлечений и многое другое.

«Microsoft Office» – монополист

Компьютеры широко используются во всех сферах нашей жизни. Одним из важнейших элементов использования компьютера, нашедшее применение на всех уровнях, является обработка различной документации.

Документооборот является важной частью нашей профессиональной деятельности: создание обычных документов, ведение деловой переписки, разработка новых проектов и презентаций, создание различных таблиц, архивов и баз данных, любые формы офисной отчетности и контроля и т.д.

Читать еще:  Постраничная ссылка в word

Большую роль возможность создания и использования различных видов документов играет и в процессе обучения. Большинство литературы прошло процесс оцифровки и хранится в электронном виде, результаты любой изыскательной деятельности записываются и хранятся в цифровых форматах (методические указания, рефераты, диссертации, научные работы, опусы, публикации и т.д.).

Даже в домашних условиях процесс создания и обмена документами находит свое отражение: создание обращений и заявлений, личная корреспонденция, заметки и т.д.

Поэтому неудивительно, что программное обеспечение, позволяющее выполнять любые действия с документами довольно востребованы и популярны.

До недавнего времени, пакет программ «Microsoft Office», разработанный одноименной корпорацией «Microsoft», был практически монопольно представлен для создания, редактирования или даже просмотра текстовых документов «Microsoft Word». Но ситуация изменилась, и, на сегодняшний день, существует множество бесплатных альтернатив для работы с текстовыми документами «Word». Некоторые из них мы сегодня представим в нашей статье.

Приложение «Word Online»

«Word Online» – это собственное облачное решение от корпорации «Microsoft» для работы с файлами «Word». Приложение является частью пакета «Microsoft Office Online», и вы легко можете получить к нему доступ без дополнительных усилий. Вам просто нужно войти в систему с учетной записью «Microsoft».

Интерфейс приложения «Word Online» похож на стационарную версию программы «Microsoft Word». Поэтому, если вы ранее имели знакомство с текстовым редактором «Word», то вам не составит особого труда разобраться и использовать его.

Документы, созданные с помощью «Word Online», автоматически сохраняются в папках облачного хранилища «OneDrive». «Word Online» также интегрируется со стационарной версией «Microsoft Word», и вы легко можете переключаться на обычное стационарное приложение одним нажатием кнопки. Все изменения, внесенные вами в одну версию, автоматически будут синхронизироваться с другой. Тем не менее, вы не можете одновременно работать в веб-приложении «Word Online» и приложении для персональных компьютеров «Microsoft Word».

«Word Online» также поддерживает совместное взаимодействие в реальном времени, что позволяет нескольким людям работать в одном документе одновременно. Эта функция работает с «Word Online», стационарными приложениями систем «Windows» и «Mac», и мобильными приложениями. Приложения для мобильных платформ «iOS» и «Android» также бесплатны и позволяют просматривать и редактировать документы на ходу.

Приложение «Word Online», вероятно, лучше всего подходит для работы с документами «Word» (кроме, естественно, фактического использования стационарного приложения «Microsoft Word»), потому что оно отлично справляется с сохранением документов «Word» в исходном формате. Для просмотра и редактирования текстовых документов это отличное решение.

Тем не менее, у приложения есть несколько недостатков. Вы должны обязательно иметь доступ к сети «Интернет», чтобы приложение работало; его функциональные возможности не позволяют редактировать локальный файл в автономном режиме. Не все функции, доступные в стационарной версии «Microsoft Word», присутствуют в приложении. Конечно, все основные возможности представлены, но вы не сможете воспользоваться некоторыми, более продвинутыми, элементами, такими как: создание титров и списка литературы, создание или применение стилей, или использование расширенных инструментов для анализа. Вы можете просмотреть все эти элементы, если они уже присутствуют в документе, но выполнять с ними какие-либо действия вы не сможете.

«Word Online» также имеет некоторые ограничения параметров печати, и в полной мере выполнить настройку документа, готового к печати, как в стационарном приложении «Microsoft Word», возможности нет.

Приложение «Google Docs»

Подобно приложению «Word Online», «Google Docs» запускается и работает в вашем браузере. Вы можете использовать его для создания новых документов и совместной работы с другими пользователями. По умолчанию вы не можете напрямую работать с файлом «Microsoft Word» в приложении «Google Docs». Вместо этого вы должны загрузить файл на виртуальный диск «Google Drive», а затем открыть его в «Google Docs» – в процессе открытия произойдет конвертация и файл «Word» будет преобразован в документ, понятный приложению «Google Drive».

Для простых, в основном текстовых документов, такая процедура не страшна и даже может быть удобна, особенно если создаваемый документ вы собираетесь использовать только для своих нужд. Однако приложение «Google Docs» не всегда отлично справляется с поддержкой большинства форматов файлов, которые распознает и применяет программа «Microsoft Word». Поэтому, если вы хотите отредактировать документ в «Google Docs», а затем отправить его другому пользователю, который использует для своей работы приложение «Microsoft Word», то это не лучшее решение с учетом повторного конвертирования документа.

Хорошей новостью является то, что если вы используете веб-браузер «Chrome», то «Google» предоставляет, предустановленное по умолчанию, расширение, позволяющее открывать файлы «Microsoft Office» («Word», «Excel» и «PowerPoint») прямо в своих собственных инструментах («Google Документы», «Google Таблицы» и «Google Презентации») без их предварительного преобразования. Расширение называется «Редактирование файлов Office» – одним из преимуществ которого является то, что оно бесплатно и доступно в «Интернет-магазине Chrome».

К сожалению, такой подход лишает пользователей других браузеров возможности прямой работы с документами «Microsoft Office» по причине отсутствия возможности устанавливать расширения «Chrome». Если вам необходимо регулярно редактировать документы «Word» и использовать для этого «Google Docs», то возможно, стоит установить веб-браузер «Chrome» именно с этой целью.

Что касается функциональных возможностей, то приложение «Google Docs» немного отстает по своим характеристикам от «Word Online», но только продвинутые пользователи смогут почувствовать небольшую разницу.

По умолчанию «Google Docs» работают только в онлайн-режиме. Если вам нужен автономный доступ, то вам необходимо дополнительно установить расширение «Chrome», которое позволит вам просматривать и редактировать файлы без доступа к сети «Интернет». Для мобильного доступа «Google» предлагает приложения для устройств на базе «iOS» и «Android». Дополнительно, приложения для обоих мобильных платформ поддерживают автономный доступ к файлам с функциями редактирования.

Приложение «Zoho Writer»

Если вы не являетесь поклонником приложений «Word Online» или «Google Docs», но по-прежнему ищите онлайн-решение для обработки текстовых документов, то обязательно попробуйте «Zoho Writer» – бесплатный сетевой текстовый редактор, который позволяет импортировать документы «Word» без необходимости их дополнительной конвертации. Единственный момент, на который стоит обратить внимание при работе с «Zoho Writer» заключается в том, что вы можете загружать документы «Word» размером до «10 МБ». Для большинства документов такого ограничения вполне достаточно, но если вы планируете использовать файлы большего размера, то вам понадобится найти другое решение.

«Zoho Writer» поддерживает все последние доступные форматы файлов «Microsoft Word», и редактор действительно хорошо справляется с заданиями по поддержанию и сохранению макета исходного файла «Microsoft Word». Вы также можете сохранить и экспортировать документ в различные другие форматы, такие как «ODT», «RTF», «txt», «HTML», «ePub» и «PDF».

Помимо веб-приложения, «Zoho» также предлагает мобильные версии редактора «Writer», которые доступны для операционных систем «Android» и «iOS». Оба приложения также поддерживают функции совместной работы и автономного редактирования.

Приложение «LibreOffice»

До сих пор мы рассмотрели несколько бесплатных онлайн-сервисов для работы с документами «Microsoft Word». Приложение «LibreOffice» – это полный набор инструментов для стационарных персональных компьютеров с открытым исходным кодом, целью которого является бесплатная замена полного набора приложений «Microsoft Office». И это достаточно удобное приложение. По своим функциональным возможностям «LibreOffice» несколько уступает «Microsoft Word», но зато легко превосходит любые онлайн-решения, о которых мы говорили ранее. Приложение доступно для операционных систем «Windows», «Mac» и «Linux».

Хотя «LibreOffice», в первую очередь, предназначен для работы с локальными документами, он также поддерживает службы, которые можно использовать для редактирования удаленных документов.

Если вы не являетесь настоящим поклонником «Microsoft Office» (в этом случае у вас, вероятно, будет установлено приложение «Microsoft Word»), или у вас есть определенные конкретные потребности, то вы с легкостью обнаружите, что приложение «LibreOffice» может выполнять практически любые действия, которые вам могут понадобиться при редактировании документа «Word». Он прекрасно сохраняет форматы файлов «Microsoft Word» и поддерживает собственные форматы, поэтому дополнительной конверсии не потребуется. Тем не менее, иногда могут возникать проблемы с размещением изображений в документах «Word», особенно с теми из них, которые созданы в новых версиях файловых форматов «Microsoft Word».

Дополнительно, «LibreOffice» имеет мобильное приложение, однако доступное только для операционной системы «Android», которое можно использовать только для просмотра документов. Но приложение требует некоторых доработок для устранения определенных ошибок и проблем.

Конечно, есть и другие альтернативные продукты, которые вы можете использовать для редактирования документов «Microsoft Word». Однако представленные варианты, по нашему мнению, могут служить наиболее полной заменой приложения «Microsoft Word» и обладают самым разнообразным и полным набором необходимых функций. Оставляйте нам свои комментарии, какими еще приложениями вы пользуетесь для открытия и редактирования документов «Microsoft Word», помимо представленных в нашей статье.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×